Wie Sie Leerlaufzeiten produktiv nutzen

In Zeiten, in denen die Kunden Ihre Apotheke „stürmen“, stehen die Beratung und der Verkauf natürlich ganz oben auf der Agenda des gesamten Apothekenteams. Viele andere Aufgaben, die nichtsdestotrotz notwendig sein können, werden in solchen Zeiten auf später verschoben – auf dann, „wenn es mal ruhiger ist.“

Damit diese Aufgaben dann auch wirklich erledigt werden, sollten Sie gut und frühzeitig planen. Das bedeutet zum einen, dass Sie festlegen, wer was übernehmen soll. Prinzipiell gilt es, Ihre Mitarbeiter immer mit denjenigen Aufgaben zu betrauen, die in ihren Kernarbeitsbereich fallen und die sie somit ebenso routiniert wie zügig erledigen können. Arbeiten in der Rezeptur und im Labor wären somit z.B. eher beim pharmazeutischen Personal angesiedelt.

Wichtig dabei ist, dass sich nicht alle infrage kommenden Mitarbeiter gleichzeitig um eine Aufgabe kümmern. Schließlich soll der laufende Betrieb nicht leiden. Am besten erstellen Sie deswegen eine Liste, auf der jeder nachlesen kann, wer wann welche Aufgabe übernehmen soll. Dann gibt es später auch keine Streitereien.

Planen müssen Sie natürlich auch, welche Aufgaben in Leerlaufzeiten überhaupt zu erledigen sind. Die wichtigsten stellen wir Ihnen im Folgenden vor.

In wohl jeder Apotheke passieren Fehler, bei denen der „Faktor Mensch“ eine Rolle spielt. Wird etwa im Handverkauf bei der Abgabe oder im Backoffice bei der Verbuchung nicht aufgepasst, führt dies zu Fehl- bzw. Überbeständen im System. Zudem arbeitet man in der Mehrzahl der deutschen Apotheken noch ohne Kommissionierautomaten und ohne die neueste EDV. In Sachen „Warenwirtschaft“ fallen dadurch einige Aufgaben an, die das Personal gerade auch in Leerlaufzeiten erledigen kann. Dazu gehören:

• Bestandsabgleich von Lager und EDV, getrennt nach Frei- und Sichtwahl, Alphabet, Kühlschrank sowie Sonderlagerorten.
• Verfalldatenkontrolle inklusive entsprechender Kategorisierung (Verfall aktuelles Datum plus sechs Wochen bzw. drei, sechs und zwölf Monate).
• Identifikation von „Pennern“ (also von Artikel, die seit mehr als einem Jahr nicht mehr verkauft wurden) inklusive Ermittlung der Gründe für den „Nicht-Mehr-Abverkauf“ (z.B. ist der Kunde verstorben bzw. weggezogen oder wurde auf einen anderen Festbetragsartikel umgestellt; womöglich ist ein Artikel auch außer Handel, und keiner hat es gemerkt).
• Identifikation von Überbeständen mit noch akzeptablem Verfalldatum sowie Initiierung entsprechender Retouren. Bei Non-Rx-Präparaten: Planung und Durchführung einer Abverkaufs-Aktion.

Im Labor bzw. in der Rezeptur können beispielsweise folgende Aufgaben anfallen, die sich als gute „Vorarbeiten“ für den Fall erweisen, dass der Pharmazierat schon lange nicht mehr bei Ihnen vorbeigeschaut hat:

• Organoleptische Prüfung aller Substanzen jenseits der Vorschriften zur Ausgangsstoffprüfung nach den §§6 und 11 Apothekenbetriebsordnung. Dies gilt besonders auch für die Teedosen. Denn immer wieder kommt es z.B. vor, dass eine länger nicht benutzte Droge von Insekten befallen wurde. Wenn Sie die Dosen allerdings regelmäßig überprüfen, entdecken Sie den Befall nicht erst dann, wenn Sie die Droge benötigen.
• Prüfung, ob alle laut Gesetz vorgeschriebenen Substanzen und Gerätschaften vorhanden und funktionsfähig sind.

Diese Aufgaben sollten durchgeführt werden, wenn alle Mitarbeiter nach Plan anwesend sind. Dann nämlich kann sich die verantwortliche Person auch mal für zwei bis drei Stunden am Stück darum kümmern.

Im Laufe der Zeit sammelt sich vermutlich auch in Ihrer Apotheke eine ganze Menge an „Papier“ an. Hier gilt es, in Leerlaufzeiten aufzuräumen.

Zeitschriften sollten Sie – so noch benötigt – nach Jahrgängen bündeln und dann entsprechend archivieren. Andernfalls können Sie sie entweder in der grünen Tonne entsorgen oder beispielsweise einem Praktikanten bzw. interessierten Mitarbeiter schenken.

Beim weiterem „Papier“, das sich angesammelt hat (wie Kassenbelege, Rechnungen etc.), müssen Sie gegebenenfalls die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen beachten. Als Chef sollten Sie diese Dokumente zunächst selbst sichten und dann die Archivierung an einen Mitarbeiter delegieren. Dieser sollte die Dokumente alphabetisch geordnet in einem Karton lagern, der mit dem „Entsorgungsdatum“ (also dem Ende der Aufbewahrungsfrist) beschriftet ist. Zu gegebener Zeit kann eine Aktenvernichtungsfirma diesen Karton dann gegen kleines Geld ordnungsgemäß entsorgen.

Die Büros mancher Chefs ersticken in Papierstapeln, in denen niemand etwas findet, wenn es schnell gebraucht wird. Deshalb sollten auch Sie selbst in Ihren Leerlaufzeiten Ihre Unterlagen in gut beschriftete Ordner einsortieren. Das hilft zum einen Ihnen, später wiederzufinden, was Sie suchen. Zum anderen können sich auch Ihre Mitarbeiter so besser in denjenigen Ihrer Unterlagen orientieren, die sie einsehen dürfen, so z.B. während einer Urlaubsvertretung.

Übrigens: Während solcher „Aufräum-Aktionen“ können Sie auch prüfen, ob Sie z.B. noch genügend Tüten oder auch Incentives für Ihre Kunden in der Apotheke haben. Denn kaum etwas ist ärgerlicher, als wenn Sie in Zeiten mit hoher Auslastung feststellen müssen, dass diese ausgehen.

Schließlich können Leerlaufzeiten auch für die Planung genutzt werden, wie z.B. für diejenige

• des Personaleinsatzes. Hierbei sollten Sie auch überprüfen, ob Ihre Mitarbeiter noch mit der derzeitigen Einteilung zufrieden sind.
• von Schaufenster-Dekorationen.
• von saisonalen Aktionen, die sich auch schon vorbereiten lassen (Einkauf von Waren und Material, Erstellen von Flyern etc.).

Gerade der lange Leerlauf während der Sommerferien bietet sich z.B. als Aktionszeit für „Daheimgebliebene“ an. Da sind der Fantasie kaum Grenzen gesetzt. Sie können Ihre Kunden beispielsweise mit einer Kugel Eis, Sommerfrüchten oder dem Ausschank eines selbstgemachten Früchtetees oder Mineralgetränks „ködern“ – und Ihre Mitarbeiter hierfür einsetzen.

Wenn Weihnachten oder Ostern als nächste arbeitsintensive Perioden bevorstehen, können Sie vorausgehende Leerlaufzeiten auch dazu nutzen, kleine Überraschungen für Ihre Kunden vorzubereiten. Hierzu zählen etwa Advents- bzw. Ostertees oder auch Handcremes aus eigener Herstellung - natürlich gut verpackt und kühl eingelagert!

Weiterhin können auch Glückwunschkarten für runde Kundengeburtstage „vorgeschrieben“ werden. Vorher gilt es natürlich zu prüfen, ob der Kunde noch lebt.

Ihr Team geht derartige Aufgaben, die ihm nicht so dringlich erscheinen, vielleicht zunächst einmal nicht mit vollem Elan an. Ihre Aufgabe als Chef ist es somit auch hier, Ihre Mitarbeiter zu motivieren. Das kann sowohl durch ein Lob geschehen als auch dadurch, dass Sie öfters mal z.B. einen Kuchen oder ein Eis spendieren. Halten Sie Ihr Team auf diese Art und Weise bei Laune, lassen sich auch Leerlaufzeiten produktiv nutzen.

Karin Wahl, Fachapothekerin für Offizinpharmazie, Unternehmensberatung e.K., 70195 Stuttgart, E-Mail: karin.wahl@t-online.de