Worauf Sie bei Erfa-Gruppen Wert legen sollten

Heutzutage sind wir auf Informationen angewiesen. Ebenso brauchen wir Gesprächspartner, mit denen wir diese Informationen besprechen, bewerten und in strategische Maßnahmen umsetzen können. Leider nur verstehen sehr wenige Menschen den komplizierten Gesundheitsmarkt und sind zudem noch Spezialisten im Bereich "Apotheke". Somit bietet es sich an, die Diskussion mit anderen Betroffenen – nämlich mit Kollegen – zu führen. Und das können Sie z.B. in einer Erfa-Gruppe tun.

Haben Sie sich entschieden, einer Erfa-Gruppe beizutreten, stellt sich die Frage, wie Sie "Ihre" Gruppe auswählen – zumal es schon nicht einfach zu erfahren ist, wo es überhaupt welche Erfa-Gruppe gibt. Und wenn Sie von der Existenz einer Erfa-Gruppe wissen, können Sie deren Qualität noch lange nicht bewerten. Denn dafür gibt es keine objektiven Maßstäbe. Um Ihnen dennoch einige Entscheidungshilfen für die Teilnahme an einer Erfa-Gruppe an die Hand zu geben, beleuchten wir im Folgenden einige wesentliche Punkte.

Der Erfolg der Erfa-Arbeit steht und fällt mit dem Gruppenleiter. Entscheidend ist dabei,

• welchen beruflichen Hintergrund er hat,
• ob und wie er den Apothekenmarkt kennt und
• wie er in diesem Markt vernetzt ist.

Zwar ist es auch möglich, als "Nicht-Insider" eine Erfa-Gruppe zu leiten. Allerdings sollten Sie einen Branchenkenner bevorzugen.

Weiterhin sehr wichtig ist, wie der Gruppenleiter seine Rolle versteht: Er muss die Diskussionen der Teilnehmer moderieren, also sicherstellen, dass es ein Ergebnis gibt. Dabei darf er aber seine Meinung nicht in den Vordergrund stellen oder sie eventuell sogar als allgemeingültig vorgeben.

Der Gruppenleiter hat in diesem Zusammenhang auch zu gewährleisten, dass alle Teilnehmer eine Sprache sprechen – also unter einer Aufgabenstellung dasselbe verstehen wollen und können. Er muss also eine Wissensbasis für den Erfahrungsaustausch schaffen. Das ist nicht immer leicht und erfordert ein hohes Maß an Einfühlungsvermögen. Denn die Teilnehmer wollen weder unter- noch überfordert und auch nicht schulmeisterlich belehrt werden.

Der Gruppenleiter sollte die Sitzungen außerdem gut organisieren und eine interessante Tagesordnung mit aktuellen wie auch strategischen Themen erstellen. Es gilt, eigene Vorschläge einzubringen, dabei aber die Anregungen, Wünsche und Interessen der Teilnehmer aufzugreifen.

Letztlich zählt, dass die Mitglieder und der Gruppenleiter auch menschlich zusammenpassen. Klären lässt sich das nur, indem man sich persönlich kennenlernt. So bietet es sich z.B. an, eine Erfa-Sitzung probeweise zu besuchen. Damit können Sie sich ein erstes Bild vom Gruppenleiter – und natürlich auch von den Kollegen – machen.

Die Gruppenzusammensetzung wird unterschiedlich gehandhabt. Für welche Art von Gruppe Sie sich letztlich entscheiden, bleibt Ihren persönlichen Vorlieben überlassen.

Einige Gruppen arbeiten nach dem Regionalprinzip. Hier kommen die Mitglieder nur aus einem begrenzten geografischen Raum, wie z.B. dem Rhein-Main-Gebiet oder Oberbayern. Der Vorteil: Alle Teilnehmer sehen sich mit ähnlichen Rahmenbedingungen konfrontiert sowie – ohne vorurteilbehafteten Generalisierungen den Weg bahnen zu wollen – teils auch mit ähnlich eingestellten Kunden (z.B. solche mit "schwäbischer" oder "rheinischer" Mentalität). Allerdings ist es dann so gut wie unmöglich, Probleme und Lösungsansätze kennenzulernen, die in weiter entfernten Regionen verfolgt werden – und die sich deshalb nicht von einer Apotheke zur nächstgelegenen herumgesprochen haben. Das wiederum ist ein Vorteil von Gruppen, die keine regionale Beschränkung für ihre Mitglieder kennen (Überregional-Prinzip).

Andere Gruppen wiederum setzen sich nach Standorten oder "Betriebstypen" zusammen. So sind in einigen Gruppen nur Inhaber von Center-Apotheken vertreten und in anderen lediglich Kollegen, die sich auf Heimbelieferung spezialisiert haben.

Grundsätzlich sollten alle Mitglieder Beiträge leisten. Das lässt sich nur bei einer überschaubaren Anzahl sicherstellen: Mehr als 15 Teilnehmer pro Gruppe sollten es nicht sein, weniger als acht allerdings auch nicht.

Und wie häufig kommt man zusammen? Vier bis sechs Tagungen pro Jahr sind ambitioniert. So treffen sich viele Gruppen nur zwei- bis dreimal jährlich.

Wichtig: In einer Gruppe sollten niemals direkte Wettbewerber vertreten sein.

Prinzipiell gibt es bei den Themen keine Einschränkung. Beispielsweise können Punkte aus dem Tagesgeschäft auf dem Plan stehen: Wie etwa lässt sich die neue Datenschutz-Grundverordnung umsetzen? Oder: Wie führt man die Kasse ordnungsgemäß? Darüber hinaus gehören Zahlen- und Entwicklungsvergleiche zur Erfa-Arbeit. Ebenso werden strategische Ansätze diskutiert, so z.B. die Frage, wie sich eine Apotheke den neuen Kommunikationsmedien stellen kann.

Die Themen-Auswahl und -Mischung entscheidet über den Erfolg der Erfa-Arbeit. Je interessanter die Themen für den Einzelnen sind, desto stärker wird er sich auch auf die Diskussion einlassen und desto mehr wird er für sich mit nach Hause nehmen. Die Erfahrung zeigt, dass selbst absolute Profis in ihren Wissensfeldern noch neue Anregungen und Impulse durch eine Gruppe erhalten können.

Je nach Thema ist auch der Kontakt zu externen Spezialisten und Dienstleistern wichtig: Sie können neue Aspekte in die Diskussion einbringen und stehen dafür in der Regel gerne als Partner zur Verfügung.

Zwingende Basis für die Zusammenarbeit in einer Erfa-Gruppe ist gegenseitiges Vertrauen. Jeder Teilnehmer muss sich darauf verlassen können, dass keine vertraulichen Inhalte nach außen gelangen. Offenheit ist eine weitere Grundvoraussetzung für eine effektive Erfa-Arbeit. Denn wenn einige Teilnehmer in den Diskussionen nur nehmen – und nicht geben – wollen, kann das sehr schnell zu Problemen führen. Dies zu vermeiden gehört übrigens ebenfalls zu den Aufgaben des Gruppenleiters.

Wie bereits ausgeführt, werden im Rahmen des gegenseitigen Austauschs messbare Entwicklungen und Ergebnisse verglichen. Sinn und Zweck ist es zu klären, was der Einzelne besser machen bzw. von den anderen lernen kann – es geht nicht darum, wer der Beste ist. Ein Wettbewerb durch Vergleich mag bis zu einem gewissen Grad förderlich sein, dann jedoch wird er schnell kontraproduktiv.

Am Ende einer Diskussion muss nicht immer ein Konsens stehen. Vielmehr sollte es möglich sein, kontrovers-sachorientiert zu diskutieren und letztlich auch zu akzeptieren, dass es andere Meinungen und Standpunkte geben kann. Gelernt wird schließlich, wenn die Teilnehmer die Argumente bzw. die Argumentationsketten verstehen – und nicht, wenn eine Mehrheit eine Minderheit überzeugt bzw. überredet hat.

Grundsätzlich gilt: Der Spaß sollte bei aller Arbeit nicht zu kurz kommen. Ziel ist es somit auch, dass die Teilnehmer gerne zu den Sitzungen kommen, weil sie ihre Zeit dort in gelöster Stimmung mit den Kollegen verbringen wollen.