Worauf Sie bei den Verträgen achten sollten

Wenn Sie den richtigen Berater für Ihre Apotheke gefunden haben (vgl. den Beitrag "So finden Sie die besten Apothekenberater"), gilt es, einen schriftlichen Beratungsvertrag abzuschließen, um damit spätere Meinungsverschiedenheiten über den Beratungsumfang oder über die Honorarhöhe zu vermeiden. Er sorgt zugleich für einen störungsfreien Beratungsablauf. Der Beratungsvertrag kann aus rechtlicher Sicht ein Dienstvertrag nach §611 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) oder ein Werkvertrag nach §631 BGB sein.

Bei einem Dienstvertrag wird lediglich eine fehlerfreie Arbeitsleistung geschuldet, und der Berater erhält sein Honorar unabhängig von einem konkreten Ergebnis. Beispiel: Sie beauftragen einen Berater mit einer Marketingberatung. Der Berater schuldet Ihnen in diesem Fall eine fachlich korrekte Beratung und geeignete Vorschläge für Marketingmaßnahmen. Sein Honorar erhält er für die Zeit, die er auf diese Tätigkeiten verwendet. Ob seine Vorschläge tatsächlich zu einem messbaren Erfolg führen, ist unerheblich.

Bei einem Werkvertrag wird hingegen ein bestimmtes Arbeitsergebnis geschuldet, das meist auch körperlich greifbar ist. Beispiel: Sie beauftragen einen Innenarchitekten damit, einen Einrichtungsplan für Ihr Backoffice mit zwei Arbeitsplätzen zu erstellen. Der Architekt schuldet Ihnen in diesem Fall einen umsetzbaren Plan. Dafür erhält er sein Honorar, egal wie viel Zeit ihn das kostet.

In der Praxis sind die Übergänge zwischen Dienst- und Werkvertrag häufig fließend. Beratungsverträge weisen oft Elemente beider Vertragsformen auf. Allerdings ist es wichtig, zwischen den Vertragstypen zu unterscheiden, falls es später zu juristischen Auseinandersetzungen über einzelne Vereinbarungen im Beratungsvertrag kommen sollte. Anwälte und Gerichte werden dann die für den jeweiligen Vertragstyp geltenden Vorschriften des BGB heranziehen. Durch einen detaillierten und eindeutig formulierten Vertrag können Sie derartige Zweifelsfälle und Rechtsstreitigkeiten in den meisten Fällen wirksam verhindern.

Viele Berater verwenden für ihre Tätigkeit eigene Musterverträge und Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB). Prüfen Sie diese Regelungen insbesondere hinsichtlich der folgenden Aspekte – und drängen Sie bei Bedarf darauf, sie an Ihre individuellen Verhältnisse anzupassen.

Beschreiben Sie die Aufgaben des Beraters oder das angestrebte Beratungsergebnis im Vertrag so genau wie möglich. Bei Bedarf können Sie auch eine bestimmte Vorgehensweise vereinbaren, den Beginn und das Ende der Beratung festlegen oder einen bestimmten Fertigstellungstermin definieren.

Ein Formulierungsbeispiel: "Der Auftraggeber möchte mehr Kunden gewinnen und derzeitige Kunden besser an seine Apotheke binden. Aufgabe des Beraters ist es, mit einem Werbebudget von höchstens 4.000 € einen Marketingplan für die nächsten zwölf Monate zu erstellen. Dazu soll der Berater die bisherigen Werbemaßnahmen beurteilen und weiterentwickeln. Geplant werden sollen nur solche Maßnahmen, die der Auftraggeber anschließend selbst und ohne weitere Beratung umsetzen kann. Die Beratung soll am 01.03.2019 beginnen, in maximal drei Tagewerken à acht Stunden ausgeführt werden und bis zum 31.03.2019 abgeschlossen sein."

Der Berater kann seine Aufgaben in vielen Fällen nur dann ordnungsgemäß und termingerecht erfüllen, wenn Sie ihn dabei unterstützen. So benötigen Steuerberater regelmäßig Ihre Belege, um die Buchführung zu erstellen. Ein Unternehmensberater ist – je nach Beratungsauftrag – auf bestimmte Informationen über die bisherige Entwicklung Ihrer Apotheke angewiesen. Legen Sie daher im Vertrag fest, welche Informationen, Unterlagen und Auskünfte erforderlich sind.

Auch hierfür ein Formulierungsbeispiel: "Der Auftraggeber unterstützt den Berater bei der Erfüllung seiner Aufgaben. Er stellt dem Berater folgende Daten und Dokumente zur Verfügung: Umsatzentwicklung der letzten drei Jahre, Aufstellung der bisher durchgeführten Werbemaßnahmen sowie Muster aller Werbemittel. Auf Anforderung des Beraters wird der Auftraggeber weitere Informationen zur Verfügung stellen, die zur Durchführung des Beratungsauftrags erforderlich sind."

Der Berater soll Informationen über Ihre Apotheke natürlich nicht an andere Personen und insbesondere nicht an Mitbewerber weitergeben. Vereinbaren Sie daher eine entsprechende Schweige- oder Geheimhaltungspflicht.

Dafür ebenfalls ein Formulierungsbeispiel: "Der Berater versichert, über alle Informationen, die ihm im Zusammenhang mit der Tätigkeit für den Auftraggeber bekannt werden, Stillschweigen zu bewahren. Er verpflichtet sich, Dritten keinen Einblick in die Geschäftsunterlagen des Auftraggebers zu gewähren und alle Unterlagen spätestens bei Beendigung des Auftrags unaufgefordert zurückzugeben."

Im Vertrag sollte die Höhe des Honorars oder zumindest die Art der Berechnung möglichst genau festgelegt werden. Steuerberater und Rechtsanwälte berechnen ihr Honorar nach gesetzlichen Gebührenverordnungen. Für Unternehmensberater und viele andere Dienstleister gibt es solche Verordnungen nicht: Mit ihnen könne Sie ein Honorar daher frei vereinbaren.

In vielen Fällen sind Zeithonorare üblich: Sie werden nach Stunden oder Tagewerken berechnet. Ein Tagewerk umfasst meist eine Arbeitszeit von acht Stunden. Wenn zwei Berater drei Tagewerke an Ihrer Marketingstrategie arbeiten, wird man Ihnen daher sechs Tagewerke zum vereinbarten Satz in Rechnung stellen. Bei kleinen und überschaubaren Aufträgen können Sie auch versuchen, ein Festhonorar zu vereinbaren. Dann wissen Sie genau, wie hoch das endgültige Honorar sein wird. Regeln Sie auch, ob Sie zusätzlich zum Honorar bestimmte Auslagen des Beraters ersetzen müssen (z.B. Kosten für Reisen, Porto oder Kopien).

Wiederum ein Formulierungsbeispiel: "Der Berater erhält für seine Tätigkeit ein Honorar von 1.500 € pro Tagewerk à acht Stunden zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer. Mit diesem Honorar sind sämtliche Auslagen des Beraters abgegolten. Reisekosten (Bahnfahrt: 1. Klasse; PKW: … € pro gefahrenem Kilometer) und Übernachtungskosten (maximal … € pro Übernachtung) werden in nachgewiesener Höhe zusätzlich erstattet. Das Honorar ist nach Abschluss der Beratung fällig."

Wenn der Berater seine vertraglichen Pflichten schuldhaft verletzt, muss er den daraus entstehenden Schaden ersetzen (§280 BGB). Ein Verschulden umfasst alle vorsätzlichen oder fahrlässigen Handlungen. Manche Berater möchten ihre eigene Haftung durch entsprechende Vereinbarungen im Beratungsvertrag bzw. in den AGB einschränken oder ausschließen. Scheuen Sie sich nicht, diese Regelungen anzusprechen und bei Bedarf durch eine abweichende, individuelle Vereinbarung zu ersetzen.

Während des Beratungsprozesses können sich die Ausgangsbedingungen oder die Vorstellungen der Beteiligten verändern. Regeln Sie deshalb, unter welchen Voraussetzungen der Vertrag angepasst oder gekündigt werden kann. Dies ist besonders wichtig, wenn ein Vertrag auf unbegrenzte Zeit abgeschlossen ist, wie z.B. der Dauerberatungsvertrag mit dem Steuerberater.

Abschließend auch hierfür ein Formulierungsbeispiel: "Der Vertrag wird mit der Unterzeichnung wirksam und läuft auf unbestimmte Zeit/endet mit der Erbringung der vereinbarten Leistung/endet zum 31.12.2019. Jede Partei ist berechtigt, den Vertrag mit einer Frist von … Wochen zum Monatsende zu kündigen. Das Recht zur fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt vor, wenn für die kündigende Partei unter Abwägung der beiderseitigen Interessen die Fortsetzung des Vertragsverhältnisses nicht zumutbar ist."

Dr. Andreas Nagel, Diplom-Ökonom, Akademie für Apothekenmanagement, 31535 Neustadt am Rübenberge, E-Mail: dr.andreasnagel@t-online.de