Der Fiskalspeicher kommt

Nachdem die Einzelaufzeichnungspflicht für Kassenvorgänge bereits seit 2017 gilt und die Kassennachschau zum 01.01.2018 eingeführt wurde, treten ab dem 01.01.2020 die Regelungen des §146a Abgabenordnung (AO) in Kraft. Ab dann sind Sie verpflichtet, eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) – den sogenannten Fiskalspeicher – zu verwenden und überdies bei jedem Vorgang einen Beleg auszugeben.

Wer elektronische Registrier- oder PC-Kassen verwendet, muss seine Kassenvorgangsdaten schon seit geraumer Zeit für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht (zehn Jahre) digital speichern und dem Finanzamt auf Verlangen zur Verfügung stellen. Jedoch gab es bislang keine gesetzlichen Vorgaben, wie der Datensatz aufzubauen und auf welche Art er zu speichern ist. Dies wurde nun mit der Kassensicherungsverordnung sowie den zugehörigen Anwendungsschreiben und technischen Richtlinien konkretisiert. Demnach müssen alle betroffenen Kassensysteme mit einer TSE ausgerüstet werden, die das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) auf Kosten der Hersteller zertifiziert hat.

Die TSE besteht zunächst aus einem Sicherheitsmodul, mit dem alle Eingaben in die Kasse unveränderbar protokolliert werden. Das Modul erfasst den Beginn- und den Endzeitpunkt eines jeden Vorgangs und versieht den Vorgang überdies mit einer eindeutigen, fortlaufenden Transaktionsnummer. Fragwürdig dabei: Die Vorgabe, auch abgebrochene Vorgänge zu protokollieren.

Der zweite TSE-Bestandteil ist ein Speichermedium, mit dem sich die Anwendungs- und Protokolldaten sicher speichern und exportieren lassen. Das Medium muss gewährleisten, dass die Finanzverwaltung sämtliche aufgezeichneten Daten zur Prüfung – explizit im Rahmen einer Kassennachschau – abrufen kann.

Bei einer zehnjährigen Aufbewahrungsfrist muss natürlich eine immense Speicherkapazität vorgehalten werden. Deshalb ist es auch zulässig, die Daten in ein externes Aufbewahrungssystem (z.B. eine Cloud) zu exportieren. Haben Sie die Daten exportiert, dürfen Sie sie auf dem Speichermedium löschen.

Wie das Speichermedium konkret konzipiert wird, dürfen die Hersteller entscheiden. Sie müssen hierzu jedoch im Rahmen des Zertifizierungsantrages entsprechende Angaben machen. Es bleibt abzuwarten, welche Lösungen letztlich zum Einsatz kommen.

Der dritte TSE-Bestandteil ist schließlich eine einheitliche digitale Schnittstelle, also ein einheitliches Format der gespeicherten Daten für sämtliche Kassensysteme. Dieser "Datensatz der Finanzverwaltung Kasse" (DSFinV-K) vereinfacht der Finanzverwaltung die Betriebsprüfungen und Kassennachschauen. Ebenso dürfte der Prüfungsablauf beschleunigt werden. Denn die Finanzverwaltung hat sich bislang in vielen Fällen schwergetan, die relevanten Daten aus den exportierten Dateien herauszufiltern und mit den Daten der Buchhaltung abzustimmen. Schließlich war sie nicht immer mit dem jeweiligen Kassensystem vertraut.

Eine zertifizierte TSE können Sie über Ihr Apothekensoftwarehaus beziehen. Wenn Sie sie installiert haben, sind Sie verpflichtet, Ihrem Finanzamt dies innerhalb von einem Monat mit einem amtlich vorgeschriebenen Vordruck mitzuteilen. Dies kann auch Ihr Steuerberater für Sie übernehmen. Der amtliche Vordruck dafür existiert allerdings bislang noch nicht. Dem Vernehmen nach plant die Finanzverwaltung überdies, auch ein elektronisches Meldeverfahren zu etablieren.

Grundsätzlich müssen Sie dem Finanzamt mit dem Vordruck Folgendes – für jede Betriebsstätte gesondert – mitteilen:

• Ihren Namen und Ihre Steuernummer,
• das Datum der Anschaffung bzw. der Außerbetriebnahme der TSE,
• die Art der TSE (Zertifizierungs-ID und Hashwert) sowie
• die Anzahl und Seriennummer des verwendeten elektronischen Kassensystems.

Die Angaben zu den letzten beiden Punkten bekommen Sie von Ihrem Softwarehaus.

Das Gesetz sieht zwar vor, dass alle Kassensysteme bis zum 01.01.2020 mit einer TSE ausgerüstet sein müssen. Allerdings liegen zertifizierte TSEs derzeit noch nicht vor, da die technischen Vorgaben teilweise erst im August 2019 endgültig feststanden. Daher hat nun auch die Finanzverwaltung eingesehen, dass eine flächendeckende Ausstattung aller geschätzt 2,1 Mio. betroffenen Kassensysteme bis zu Beginn des neuen Jahres nicht möglich sein wird, und eine Nichtaufgriffsregelung bis zum 30.09.2020 beschlossen. Das bedeutet: Die Finanzverwaltung wird es nicht beanstanden, wenn Sie bis zum 30.09.2020 keine zertifizierte TSE haben. Sollte Ihr Kassensystem allerdings danach immer noch nicht damit ausgerüstet sein, drohen Ihnen Bußgelder von bis zu 25.000 €!

Eine weitere Neuerung ist die gesetzliche Belegausgabepflicht, die das Bundesfinanzministerium (BMF) mittlerweile in einem Anwendungserlass konkretisiert hat. Ausgeben müssen Sie demnach nur Belege für Geschäftsvorfälle, an denen ein Dritter (Kunde) beteiligt ist – die Pflicht wird also hauptsächlich für Kassenbons gelten.

Laut BMF reicht es dabei nicht aus, den Bon anzubieten oder auf einem Bildschirm sichtbar zu machen. Vielmehr müssen Sie ihn entweder ausdrucken oder elektronisch in einem standardisierten Datenformat (Bilddatei oder PDF) auf das Endgerät des Kunden (z.B. das Smartphone) übertragen. Der Kunde indes ist weder dazu verpflichtet, den Bon – in welcher Form auch immer – anzunehmen, noch dazu, ihn aufzubewahren. Das heißt im Klartext: Wenn er den ausgedruckten Bon nicht haben will, dürfen Sie diesen vernichten. Sie als Belegaussteller wiederum müssen nicht angenommene Papierbelege dann auch nicht aufbewahren.

Außerdem gibt es zukünftig weitere Pflichtangaben auf dem Kassenbon. Bisher waren erforderlich:

• der vollständige Name und die Anschrift des Unternehmers,
• das Datum,
• die Menge und Art der gelieferten Gegenstände,
• das Entgelt und der darauf entfallende Umsatzsteuerbetrag mitsamt Steuersatz sowie
• der Betrag je Zahlungsart (bar/unbar).

Hinzu kommen nun die folgenden Angaben aus der TSE:

• die Uhrzeiten von Vorgangsbeginn und -ende,
• die eindeutige, fortlaufende Transaktionsnummer,
• der Signaturzähler (bisher: fortlaufende Nummer),
• der Prüfwert sowie
• die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder des Sicherheitsmoduls.

Die Softwarehäuser werden vermutlich dafür sorgen, dass diese Angaben zukünftig automatisch auf dem Bon zu finden sind. Sie selber müssen allerdings gegebenenfalls in Ihren Einstellungen die Funktion aktivieren, die bei jedem Vorgang zwingend auch den Bon ausdruckt.

Wichtig: Die Belegausgabepflicht fällt laut einem BMF-Schreiben vom 06.11.2019 nicht unter die erwähnte Nichtaufgriffsregelung. Sie gilt also bereits ab dem 01.01.2020!

Abgesehen davon, dass Sie gegebenenfalls Ihr Datensicherungsverhalten ändern müssen und einen höheren Papierverbrauch haben werden, sollte sich in Ihren täglichen Arbeitsabläufen an der Kasse nicht viel ändern. Wahrscheinlich müssen Sie jedoch mit einmaligen und/oder laufenden zusätzlichen Kosten rechnen. Denn die Softwarehäuser werden die Kosten, die ihnen für die Entwicklung und die Zertifizierung der TSE entstehen, zumindest teilweise an die Apotheken weitergeben wollen.

Ralf Dreczko, Diplom-Kaufmann, Treuhand Hannover, 10115 Berlin, E-Mail: ralf.dreczko@treuhand-hannover.de