Wie Apotheke und Steuerberater effektiv und effizient digital zusammenarbeiten

Am Anfang steht die Überlegung, welchen Nutzen Sie für sich und Ihre Apotheke erreichen möchten. Die Antworten lauten im Wesentlichen: "Zeitgewinn", "Verschlankung der Prozesse" usw. Ansatzpunkt, um das zu realisieren, muss folglich die Frage sein: Wie läuft der Datenaustausch mit dem Steuerberater bisher ab?

Seien wir mal ehrlich: Die Arbeit steckt hinter der Arbeit! Per Post oder E-Mail treffen Belege in der Apotheke ein. Sie werden geprüft, abgelegt und wieder hervorgeholt, um sie zu begleichen bzw. um die Bankzahlungen zu kontrollieren. Dann legt man sie erneut ab, um sie später wieder hervorzuholen, sie möglicherweise zu kopieren und anschließend einmal monatlich in einem sogenannten Pendelordner an den Steuerberater zu versenden. Der Steuerberater kümmert sich dann um die Buchhaltung. Während dieser Zeit befinden sich die Belege somit außer Haus. Telefonate und Rückfragen mit dem Steuerberater sind da vorprogrammiert.

Nachdem der Steuerberater den Pendelordner zurückgeschickt hat, müssen die einzelnen Belege wieder auseinander dividiert und abgelegt werden. Solch eine umständliche Vorgehensweise ist aber in Zeiten der Digitalisierung wohl kaum noch zweckdienlich.

Ziel muss es folglich sein, den Beleg nur einmal in die Hand zu nehmen und bis zum Ende "durchzuarbeiten". Dazu gilt es, möglichst alle Vorgänge noch am selben Tag zu bearbeiten, anstatt einmal im Monat den Pendelordner fertigzustellen. Denn letzteres bindet Kapazitäten. Der Datenaustausch mit dem Steuerberater sollte also weg vom Papier bewerkstelligt werden. Dabei sind natürlich die steuerlichen Vorgaben einzuhalten.

Vornehmlich geht es darum, Medienbrüche zu vermeiden, wenn Apotheken und Steuerberater sowohl effektiv als auch effizient zusammenarbeiten wollen. Sofern ein Beleg nicht sowieso bereits in elektronischer Form – z.B. aus einer E-Mail – vorliegt, wird er mithilfe eines Scanners digitalisiert (und kann in Papierform in der Ablage verschwinden). Alles Weitere findet dann ebenfalls digital – sprich: ohne weiteren Medienbruch – mit einer Software bzw. in einem digitalen Portal statt (Abbildung 1).

Der Vorteil an digitalen Lösungen: Sie ermöglichen quasi das Arbeiten von überall und zu jeder Zeit.

Gefragt ist zunächst einmal insbesondere der Steuerberater. Am besten sprechen Sie ihn direkt an. Er sollte die jeweiligen Abläufe in der Apotheke auf den Prüfstand stellen und dann gemeinsam mit Ihnen einen neuen, schlanken und flexiblen Prozess aufsetzen. In diesem Rahmen prüft er auch die technischen Voraussetzungen für den Einsatz der hierzu notwendigen Soft- und Hardware. Die Installation von ersterer ist in der Regel technisch nicht sehr aufwendig.

Übrigens: In der Prozessaufnahme liegt auch eine große Chance, den bisherigen (analogen) Prozess zu untersuchen. Regelmäßig lassen sich dabei Effizienzpotenziale auch für den Fall heben, dass Sie diesbezüglich nicht digitalisieren.

Um einen möglichst schlanken Prozess aufzusetzen, muss eine Software bzw. ein Portal zum Einsatz kommen, die bzw. das mindestens über ein revisionssicheres Archiv für Belege verfügt. "Revisionssicher" bedeutet, dass die Software bzw. das Portal keine unprotokollierten Löschungen bzw. Dopplungen zulässt. Hier bieten verschiedene Anbieter Rechenzentren- oder Cloudlösungen an (z.B. DATEV Unternehmen online oder Lexware). Die Software bzw. das Portal sorgt technisch u.a. dafür, dass gescannte Belege hochgeladen werden.

Neben der Software bzw. dem Portal wird ein Scanner benötigt, der über bestimmte technische Anforderungen verfügt. In der Regel gehört dazu eine sogenannte Twain-Schnittstelle. Auch sollte eine Schwarz-Weiß-Einstellung mit ca. 200–300 dots per inch (dpi) möglich sein. Anzuraten ist, nicht im PDF-, sondern im Tiff-Format zu scannen, denn das spart Speicherplatz. Moderne Systeme ermöglichen es übrigens auch, via Smartphone (als quasi zusätzlichem Scan-Medium) zu digitalisieren, indem z.B. Tankbelege fotografiert bzw. gescannt werden.

Für den weiteren Bedienkomfort ist ein Laptop bzw. PC mit zeitgemäßem Betriebssystem (z.B. Windows 10) notwendig sowie eine gewöhnliche, stabile Internetverbindung. Schließlich ist auch ein vernünftig großer Bildschirm (ab 22 Zoll) empfehlenswert.

Nachdem Sie den Beleg gescannt und damit digitalisiert haben, ist es entscheidend, ihn zu verschlagworten. Manche Software übernimmt diesen Part zunehmend automatisiert. Auf diese Weise gewinnen Sie ein geordnetes digitales Belegarchiv, auf das Sie später über Suchfunktionen immer wieder zugreifen können.

Hilfreich hierbei: Die Software lernt dazu und wird somit immer "selbstständiger". Hat das System beispielsweise schon einmal eine Großhandelsrechnung als solche "bearbeitet" und archiviert, weiß es beim nächsten Mal, was damit zu tun ist. Auch die Kassendaten (wie eben z.B. die gescannten Tankquittungen) sollten der Software direkt aus dem Kassenbuch heraus digital bereitgestellt werden, idealerweise durch Einbeziehung einer digitalen Schnittstelle – und somit auch hier wieder ohne Medienbruch.

Wenn Sie die Belege gerade beispielsweise auf diese Art und Weise bearbeitet haben, bietet es sich an, auch gleich schon die Bezahlung vorzubereiten. Denn nach dem Digitalisieren liegen nunmehr alle Informationen vor, die es der Software ermöglichen, sowohl Zahlungsvorschläge zu unterbreiten als auch die Zahlungsziele im Auge zu behalten. Zudem entfällt das lästige Anpassen von Überweisungsvorlagen im E-Banking – denn zumindest die Rechnungsnummer und zumeist auch der Betrag ändern sich bei jeder neuen Überweisung. Ein weiterer Schritt in Richtung Effizienzsteigerung! Und: Bestehende Lastschriften können Sie natürlich nach wie vor nutzen.

Da Sie als Inhaber nicht zwingend selbst am Scanner stehen müssen, können Sie sich an dieser Stelle gerne zuarbeiten lassen: Nachdem das entsprechende Fachpersonal z.B. eine Rechnung auf Richtigkeit überprüft hat, kann es sie auch direkt scannen und digital ablegen.

Hierfür sind Zugriffsrechte zu definieren, sodass nur berechtigte Personen – also ausgewählte Mitarbeiter – bestimmte Bereiche einsehen und bearbeiten können. Zu diesen Bereichen zählen z.B. Personalauswertungen oder die betriebswirtschaftlichen Auswertungen (BWA).

Weniger Papier haben Sie zunächst nicht unbedingt in der Apotheke, da immer noch regelmäßig Rechnungen in Papierform eintreffen werden. Allerdings liegt es auf der Hand, dass die Belegflut konzentrierter und die Papierberge zumindest auf dem Schreibtisch abnehmen werden. Ferner können Sie den Rechnungsversand mit Ihren Lieferanten sukzessive auf E-Mail umstellen.

Nach dem Scannen bietet es sich an, die Belege einheitlich chronologisch im Archiv abzulegen, und nicht mehr – wie so häufig – alphabetisch nach Lieferanten etc. Gesucht wird künftig eben nur noch digital – das ist um ein Vielfaches schneller als der Griff zum Ordner.

Übrigens: Sollten Sie doch einmal einen Papierbeleg benötigen, reicht in der Regel auch ein Ausdruck der digitalen Variante aus.

Zunächst dürfen Sie die eingescannten Belege nicht vernichten. Hierfür sind vielmehr zusätzliche Anforderungen bzw. Schritte notwendig. Um die Belege rechtssicher vernichten zu dürfen, bedarf es nämlich

• der bereits genannten revisionssicheren Software und
• einer Verfahrensdokumentation (VD) zum ersetzenden Scannen.

Erst wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, kann das digitale (Beleg-)Bild den Papierbeleg "ersetzen". Es geht darum, Manipulationen sowohl des Scan-Prozesses als auch der Aufbewahrung digitaler Belege zu verhindern.

Die VD zum ersetzenden Scannen ergänzt die "allgemeine" VD (vgl. dazu z.B. AWA 14/2016). Sie beschreibt, wie buchführungs- bzw. aufzeichnungspflichtige Belege, die originär in Papierform vorliegen bzw. eintreffen, digitalisiert und wie die Originale anschließend – somit dann zulässig – rechtssicher vernichtet werden. Dabei müssen Sie gewährleisten, dass die digitalen Daten über den gesamten Aufbewahrungszeitraum (in der Regel sechs bis zehn Jahre) vorgehalten werden und sich jederzeit z.B. für das Finanzamt lesbar machen lassen. Auch ist genau festzulegen, welche Belege nach dem Scannen vernichtet werden, da bestimmte Originale (wie z.B. Urkunden, Jahresabschlüsse) aufgrund von besonderen Rechtsvorschriften aufzu- bewahren sind. Auch der in dieser VD beschriebene Prozess muss regelmäßig auf Aktualität überprüft werden.

Achtung: Hier geht es lediglich um Buchführungs-Unterlagen. Dokumentationen und Prüfprotokolle des Labors beispielswiese müssen demgegenüber allein schon aus apothekenrechtlichen Gründen aufbewahrt werden.

Die Software bzw. das Portal wird insoweit zu einer digitalen Austauschplattform zwischen Apotheke und Steuerberater. Denn der Steuerberater stellt seinerseits die BWA und andere betriebswirtschaftliche Informationen zeitnah zur Verfügung, indem er sie hochlädt.

Der Digitalisierungsgedanke lässt sich auch auf den gesamten Personalbereich ausdehnen (Abbildung 1). So lässt sich eine Personalakte ebenfalls vergleichsweise einfach in einem digitalen Portal führen. Über dieses Portal können z.B. die Lohnmeldungen (Verträge, Personalfragebögen, Krankmeldungen usw.) erfolgen. Der Steuerberater greift auf die von der Apotheke hochgeladenen Daten zu und kann daraus die monatlichen Lohnabrechnungen für die Mitarbeiter sowie die üblichen Auswertungspakete erzeugen. Nachdem er diese wieder in das Portal gestellt hat, kann die Apotheke die entsprechenden Zahlungen veranlassen.

Denkbar ist auch, dass die Apothekenmitarbeiter Ihre Abrechnungen nicht mehr "klassisch" per Brief, sondern digital in einem persönlichen und geschützten Bereich des Portals erhalten. Dort finden sie alle relevanten Dokumente und können sie gegebenenfalls herunterladen. Ein Smartphone oder PC bzw. Laptop reicht dafür aus. Der Markt bietet schon verschiedene Lösungen.

Praktisch dabei: Mit den so gescannten Dokumenten gewinnen Sie auch ein nach Mitarbeitern geordnetes digitales Personalarchiv.

Andreas Engeln, Dipl.-Kfm., Steuerberater, Partner der RST Beratungsgruppe, 45128 Essen, E-Mail: aengeln@rst-beratung.de