Lohnsteuerfreie "Erstattungen" sind möglich

PTA und angestellte Apotheker gehören zwar sicherlich nicht zu den typischen Berufsgruppen, die flächendeckend ins Homeoffice geschickt werden. Dennoch kann es gerade jetzt sinnvoll sein, dass Apothekenmitarbeiter zumindest teilweise von zu Hause aus arbeiten – insbesondere wenn vorsorglich wechselnde Teams die Arbeit vor Ort in der Apotheke erledigen und Minusstunden möglichst vermieden werden sollen. Aber nicht nur in, sondern auch nach der Krise könnte diese Arbeitsform durchaus interessant sein (vgl. dazu ausführlich den Beitrag "Homeoffice in der Apotheke - geht das?").

Für Arbeitgeber stellt sich natürlich die Frage, ob die Aufwendungen für die Einrichtung und Nutzung des jeweiligen Arbeitsplatzes lohnsteuerliche Folgen auslösen bzw. inwieweit Zahlungen steuerlich optimiert werden können.

Grundsätzlich gilt, dass Sie als Arbeitgeber Ihren Mitarbeitern die notwendigen Arbeitsmittel unentgeltlich zur Verfügung stellen können, ohne steuerliche Nachteile erwarten zu müssen. Denn wenn die private Mitbenutzung ausgeschlossen ist, führt dies nicht zu steuerpflichtigem Arbeitslohn (vgl. Richtlinie 19.3 Abs. 2 Nr. 1 Lohnsteuer-Richtlinien [LStR]).

Erlauben Sie Ihren Mitarbeitern, Notebook, Drucker und Co. auch privat zu nutzen, gilt dieser allgemeine Grundsatz zunächst nicht. Allerdings gibt es für solche (weit verbreiteten) Fälle eine besondere Steuerbefreiungsvorschrift – nämlich §3 Nr. 45 Einkommensteuergesetz (EStG). Danach sind Vorteile des Arbeitnehmers aus der privaten Nutzung von betrieblichen Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräten sowie deren Zubehör steuerfrei (vgl. ausführlich AWA 9/2017).

Sofern Ihre Mitarbeiter die Arbeitsmittel selbst anschaffen, können Sie die Kosten dafür nach §3 Nr. 50 EStG lohnsteuerfrei ersetzen. Nach dieser Vorschrift ist der Auslagenersatz für den Arbeitgeber begünstigt.

Lediglich pauschal darf das zwar grundsätzlich nicht erfolgen. Handelt es sich beim Auslagenersatz allerdings um Kosten, die regelmäßig wiederkehren, können Sie diese ebenfalls steuerfrei ersetzen. Dafür muss der Mitarbeiter die Kosten (z.B. Stromkosten) für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen nachweisen. Das ist natürlich nicht immer ohne Weiteres möglich. Eventuell zeigt sich die Finanzverwaltung hier aber angesichts der aktuellen Krisensituation im Nachhinein kulant.

Hinweis: Zumindest für Telefonkosten gibt es schon seit längerer Zeit eine Vereinfachungsregelung. Sofern erfahrungsgemäß betriebliche Telefonkosten anfallen, können ohne Einzelnachweis bis zu 20% des Rechnungsbetrags, höchstens aber 20 €/Monat steuerfrei ersetzt werden (vgl. Richtlinie 3.50 Abs. 2 LStR).

Auch besteht die Möglichkeit, dass Sie Ihren Mitarbeitern Barzuschüsse für den Internetzugang mitsamt laufender Nutzung zahlen und diese dann direkt pauschal versteuern – mit 25%. Außerdem ist eine pauschale Lohnversteuerung möglich, wenn Sie Ihren Mitarbeitern Datenverarbeitungsgeräte nicht nur zeitweise überlassen, sondern unentgeltlich oder verbilligt übereignen (vgl. AWA 9/2017).

Ihre Mitarbeiter wird natürlich die Frage umtreiben, ob bzw. inwieweit sie (anteilige) Aufwendungen für das Homeoffice steuerlich absetzen können, die Sie ihnen nicht erstatten. Die Kosten für ein etwaiges Arbeitszimmer waren vermutlich bislang stets vom Abzug ausgeschlossen, weil in der Apotheke ein entsprechender Arbeitsplatz zur Verfügung stand. Während der Coronakrise mit "angeordneter Heimarbeit" könnte dies aber zumindest temporär anders aussehen.

Die steuerlichen Berater empfehlen Arbeitnehmern im Homeoffice deshalb teilweise, durch eine Bescheinigung des Arbeitgebers zu dokumentieren, dass der eigentliche Arbeitsplatz gerade für bestimmte Zeiten nicht zur Verfügung steht, z.B. weil die Arbeitnehmer (bei Einteilung in sich "präventiv" abwechselnde Teams) teils nicht in die Apotheke kommen dürfen. Dies könnte dann wiederum einen (zeitanteiligen) Abzug der Arbeitszimmerkosten ermöglichen.

Generell stellt sich natürlich die Frage, ob Ihre Mitarbeiter überhaupt über einen abgeschlossenen Raum verfügen, den sie im Homeoffice ausschließlich beruflich nutzen können. Hier taucht dann schnell der Begriff der "Arbeitsecke" auf, die sich zumeist im Wohnzimmer befinden dürfte. In Zeiten von Corona wird die "Steuerrelevanz" dieser Arbeitsecke verstärkt diskutiert.

Aus heutiger Sicht scheint es zwar gut möglich, dass sich die Finanzverwaltung auch hier kulant zeigt und die Finanzämter anweist, anteilige Kosten für Arbeitsecken möglichst unbürokratisch anzuerkennen. Allerdings fehlen die entsprechenden "Anweisungen" bislang noch.

Um Missverständnisse zu vermeiden: Angemessene Aufwendungen für Arbeitsmittel sind generell immer steuerlich abzugsfähig, auch wenn sie in einem steuerlich nicht anzuerkennenden Arbeitszimmer oder in einer auch privat genutzten Arbeitsecke stehen. Die anteiligen laufenden Kosten des Hauses bzw. der Wohnung können hingegen nur dann geltend gemacht werden, wenn das Arbeitszimmer bzw. die Arbeitsecke steuerlich anzuerkennen sind. Zu diesen Kosten gehören dann neben denjenigen für Gas und Strom auch Abschreibungen, Schuldzinsen, Grundsteuer etc.

Helmut Lehr, Dipl.-Finanzwirt (FH), Steuerberater, 55437 Appenheim