Worauf es bei Auslandsdienstreisen ankommt

Wer beruflich in Großteilen des europäischen Auslands unterwegs ist, muss laut EU-Recht eine Entsendebescheinigung (A1-Bescheinigung) mit sich führen. Ebenso wie bei der Reisekostenabrechnung gelten hier für Sie als Arbeitgeber dieselben Regelungen wie für Ihre Mitarbeiter in der Apotheke.

Wie bereits in Teil 1 dieser kleinen Serie kurz erwähnt (vgl. AWA 10/2020), lassen sich bei Auslandsreisen andere Pauschalen als bei Inlandsreisen für Verpflegung und Unterkunft ansetzen. So bekommt man z.B. bei einer Dienstreise innerhalb Deutschlands für einen ganzen Tag eine Verpflegungspauschale von 28 €, bei einer nach Bosnien sind es dagegen nur 18 €, bei einer nach Norwegen wiederum ganze 80 €.

Bei den Übernachtungspauschalen ist der Unterschied noch größer: Für eine Übernachtung in San Francisco (USA) gibt es 314 €, für eine in Frankfurt/Main jedoch nur 20 €. Hintergrund für die enormen Unterschiede sind die Lebenshaltungskosten in den verschiedenen Ländern bzw. Städten.

Die Übernachtungspauschalen sind ausschließlich in den Fällen anwendbar, in denen Sie als Arbeitgeber sie erstatten. Deshalb ist es wichtig, dass Ihre Mitarbeiter auch ihre Auslandsreisen mitsamt allen dazugehörigen Leistungen lückenlos dokumentieren. Nur so können Sie als Arbeitgeber ihnen die entsprechenden Beträge reibungslos erstatten – und sie dann als Betriebsausgaben geltend machen.

Zusätzlich zur bei Inlandsdienstreisen nötigen Dokumentation sollten Sie sich von Auslandsdienstreisenden immer auch deren mitgeführte Entsendebescheinigung vorlegen lassen. Denn wenn Sie als Arbeitgeber nicht nachvollziehbar beweisen können, dass Ihre Mitarbeiter diese Bescheinigung im Ausland mit sich getragen haben, müssen Sie sowohl mit rechtlichen als auch mit steuerlichen Konsequenzen rechnen. Das Gleiche gilt, wenn Sie selbst als Arbeitgeber dienstlich im Ausland unterwegs sind und keine Bescheinigung mit sich führen.

Bei der A1-Bescheinigung handelt es sich um ein spezielles Entsendeformular, das bei grenzüberschreitenden beruflichen Tätigkeiten im EU-Ausland sowie in Liechtenstein, Island, Norwegen und in der Schweiz belegt, welchem Land Ihr Mitarbeiter sozialversicherungsrechtlich zugehört. Laut EU-Recht gelten nämlich sowohl für Arbeitnehmer, die ins Ausland entsendet werden, als auch für Arbeitgeber, die beruflich im Ausland tätig sind, weiterhin das Recht und die Steuerpflicht desjenigen Landes, in dem sich ihre Arbeitsstätte befindet (Entsendeland).

Bestandteile des Formulars sind neben den genauen Angaben zum Dienstreisenden (wie Vor- und Nachname, Versichertennummer, Staatsangehörigkeit, Anschrift und Geburtsdatum) auch solche zum beruflichem Status, zum Arbeitgeber sowie zum jeweiligen Entsendeland. Was abgefragt wird, können Sie in unserem Muster sehen (vgl. die Experten-Tipps).

Übrigens: Für Staaten, mit denen Deutschland ein Sozialversicherungsabkommen abgeschlossen hat (z.B. mit China oder den USA), benötigen Sie spezielle Entsendebescheinigungen. Für alle anderen Länder (z.B. für Mexiko oder Indonesien) sind keine Entsendebescheinigungen erforderlich.

Unabhängig von Art und Umfang des Auslandseinsatzes ist eine A1-Bescheinigung bei Dienstreisen innerhalb der (erweiterten) EU-Grenzen immer zwangsläufig notwendig. Das heißt: Auch für kurz angelegte oder spontan verordnete Dienstreisen müssen Arbeitnehmer ebenso wie Arbeitgeber eine A1-Bescheinigung beantragen und vorlegen.

Zu beachten ist auch, dass für jeden Aufenthalt ein separater Bescheid eingeholt werden muss. Sogenannte Sammelbescheinigungen kommen nur dann zum Einsatz, wenn Ihre dienstreisenden Mitarbeiter bzw. Sie selbst absehbar über einen Zeitraum von mindestens zwölf Monaten regelmäßig mindestens zweimal pro Monat bzw. fünfmal pro Quartal ins Ausland reisen.

Für Reisen lediglich durch ein anders Land (Transitland) muss dagegen keine A1-Bescheinigung beantragt werden, sofern Ihre Arbeitnehmer bzw. Sie selbst hier keiner beruflichen Tätigkeit nachgehen.

Stellt sich während einer Kontrolle im Aufenthaltsland heraus, dass Ihre Mitarbeiter bzw. Sie selbst keine A1-Bescheinigung mit sich führen, drohen Ihnen neben erheblichen Bußgeldern auch steuerliche und sozialversicherungsrechliche Konsequenzen. Denn die nach dem Recht des Aufenthaltslandes anfallenden Sozialversicherungsbeiträge können sofort eingezogen werden. Zudem riskieren Ihre Mitarbeiter bzw. Sie, gar nicht erst den Zutritt beispielsweise auf Firmen- oder Messegelände zu erhalten.

Entsendete Arbeitnehmer bzw. dienstreisende Arbeitgeber beantragen die A1-Bescheinigung in der Regel selbst über die zuständige Krankenversicherung. Sollten Ihre betroffenen Mitarbeiter bzw. Sie selbst privat versichert sein, ist die A1-Bescheinigung dagegen über die Deutsche Rentenversicherung zu beantragen.

Sind Ihre Apothekenmitarbeiter Mitglied einer berufsständischen Versorgungseinrichtung, muss der Antrag elektronisch über Sie als Arbeitgeber bei der Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungen (ABV) eingereicht werden. Hier müssen Sie ihn gegebenenfalls natürlich auch für sich selbst einreichen.

Da die A1-Bescheinigung einen Nachweis darüber liefert, dass Sie für Ihren entsendeten Mitarbeiter im Inland Sozialversicherungsabgaben leisten, fallen keine zusätzlichen Zahlungen im Ausland an.

Ein weiterer Vorteil z.B. gegenüber der Entsendebescheinigung für die USA: Die A1-Bescheinigung lässt sich online ausfüllen und an die zuständige Stelle übermitteln. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Kosten – und erleichtert es Ihrer Verwaltung, den Überblick zu behalten.

Bei Dienstreisen ins (erweiterte) EU-Ausland sind A1-Bescheinigungen unumgänglich. Andernfalls riskieren Sie neben einer rechtlichen Ahndung auch steuerliche Konsequenzen.

• Die A1-Bescheinigung sollten Sie mit ausreichender Vorlaufzeit bei der jeweils zuständigen Stelle beantragen.

• Erinnern Sie Ihre Mitarbeiter daran, die Bescheinigung während der Reise sowohl elektronisch als auch gedruckt mit sich zu führen (doppelt hält bekanntlich besser).

• Sollte es im Fall der Fälle dazu kommen, dass der Bescheid zwar bereits beantragt wurde, aber noch nicht vorliegt, ist es ratsam, einen Nachweis über den Antrag mit sich zu führen.

• Unter unseren "Checklisten/Arbeitshilfen" auf der linken Seite finden Sie ein "Muster A1-Bescheinigung Auslandsreisen" mit den Angaben, die in eine A1-Bescheinigung eingetragen werden müssen.

• Weiterführende Informationen (z.B. eine Liste der Länder, mit denen Deutschland ein Sozialversicherungsabkommen abgeschlossen hat) gibt es auf den Webseiten der Deutschen Rentenversicherung.

Nicolas Dongus, Dipl.-Kfm. Steuerberater für Apotheken, 70176 Stuttgart, E-Mail: beratung@apo-stb.de