Wissenswerte Neuerungen zur Kassenführung

Seit dem 1. Januar 2020 sind Sie nach §146a Abgabenordnung (AO) dazu verpflichtet, digitale Daten eines elektronischen Aufzeichnungssystems

• mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) vor Manipulationen zu schützen,
• auf einem Speichermedium zu sichern sowie
• für Kassennachschauen und steuerliche Außenprüfungen verfügbar zu halten (vgl. ausführlich AWA 22/2019).

Die TSE ist vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zu zertifizieren. Wie die TSE konkret ausgestaltet sein muss und welche Anforderungen für ihre Bestandteile, für die erzeugten Belege sowie an die Protokollierung und Aufbewahrung der Daten gelten, ist in der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV), in einem Anwendungserlass des Bundesfinanzministeriums (BMF) zu §146a AO und in der technischen Richtlinie 03153 des BSI geregelt.

Die großen Apothekensoftwarehäuser haben mittlerweile alle eine den Vorgaben entsprechende und zertifizierte TSE zur Verfügung gestellt und Sie als Kunden darüber informiert. Bei vielen von Ihnen wurde die TSE auch schon installiert und in Betrieb genommen.

Da einzelne technische Vorgaben des BSI allerdings erst im August 2019 endgültig feststanden, hat das BMF für die Einführung der TSE eine "Nichtbeanstandungsregelung"– also im Klartext: eine Verlängerung der gesetzlichen Frist – bis zum 30. September 2020 beschlossen.

Im Zuge der Coronakrise und der damit verbundenen Verzögerungen bei den TSE-Installationen wurde auch eine Verlängerung dieser Nichtbeanstandungsregelung über den 30. September 2020 hinaus diskutiert. Diese hat das BMF allerdings mit der Begründung abgelehnt, dass seinen Informationen zufolge keine krisenbedingten Lieferschwierigkeiten für zertifizierte TSE bestünden.

Erfreulicherweise sehen das aber fast alle Bundesländer anders – nicht zuletzt, weil die geänderten Umsatzsteuersätze einen hohen Programmieraufwand an den Kassensystemen bedeuten. Daher haben sich die Finanzminister der Länder auf eine Fristverlängerung der Nichtbeanstandungsregelung bis zum 31. März 2021 verständigt.

Bedingung: Die Installation der TSE muss nachweislich bis zum 30. September 2020 beauftragt worden sein – in Niedersachsen, Sachsen, Rheinland-Pfalz, Berlin sowie Brandenburg sogar schon bis zum 30. bzw. 31. August 2020. Darüber hinaus hat das beauftragte Unternehmen in diesen fünf Bundesländern zu bestätigen, dass es den Einbau nicht bis zum 30. September 2020 durchführen kann (zu den Bedingungen im Einzelnen vgl. Service).

In Rheinland-Pfalz und Thüringen muss dem Finanzamt zudem angezeigt werden, dass die Voraussetzungen für eine Fristverlängerung vorliegen – und zwar mittels eines gesonderten Vordrucks (vgl. ebenfalls Service). Es ist nicht vorgesehen, dass sich das Finanzamt dazu zurückmeldet – vielmehr macht es das nur dann, wenn es eine Anzeige nicht bewilligt oder eine Bewilligung widerruft. Sprich: Grundsätzlich gelten Anträge als bewilligt, sobald sie eingegangen sind.

Nur in Bremen konnte man sich bislang nicht zu einer Fristverlängerung durchringen – und hat das laut dortigem Steuerberaterverband auch nicht vor. Eine Fristverlängerung könnte allenfalls im Einzelfall nach §148 AO beantragt werden.

Bislang stellen Ihnen alle Anbieter einen oder mehrere USB-Sticks zur Verfügung, um Ihre Kassendaten in einem neuen, einheitlichen Datenformat nach den Vorgaben des "Datensatzes der Finanzverwaltung Kasse" (DSFinV-K) fortlaufend zu speichern. Dazu müssen die Sticks stets am Server bzw. an jeder Kasse eingesteckt sein.

Ein Problem dabei: Obwohl die Daten meist zusätzlich auf einem zweiten Stick oder auf der Festplatte des Apothekenrechners gesichert werden, sind sie während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist wohl nicht dauerhaft vor einer unbeabsichtigten Beschädigung oder Entfernung und dem damit einhergehenden Datenverlust geschützt. Man denke nur an einen Systemwechsel, eine Havarie oder an eine nicht ausreichende Speicherkapazität. Daher hat das BMF im erwähnten Anwendungserlass explizit erlaubt, die Daten in ein externes Aufbewahrungssystem – sprich: eine Cloud – auszulagern. Man munkelt, dass die Softwarehäuser solche zertifizierten cloudbasierten Speichersysteme anbieten wollen, sobald diese verfügbar sind.

Außerdem gilt seit dem 1. Januar 2020 die vielfach diskutierte Belegausgabepflicht. Demnach müssen Sie Ihren Kunden aktiv einen Beleg zur Verfügung stellen, entweder in Papierform oder – nach Zustimmung des Kunden – elektronisch. Sofern die TSE installiert ist, müssen weitere Angaben auf dem Kassenbon gemacht werden. Erst dadurch ergibt die Belegausgabepflicht überhaupt einen Sinn.

Im Rahmen einer Kassennachschau kann der Prüfer die Belege dann verifizieren und darüber auch die Integrität und Authentizität der Aufzeichnungen evaluieren. Hierfür kann es sinnvoll sein, die erforderlichen Pflichtangaben aus der TSE auch als QR-Code auf dem Bon darzustellen. Dann könnte man unter Umständen darauf verzichten, die gespeicherten Daten zu exportieren – zumindest sofern es dem Prüfer ausreicht, einzelne Codes abzuscannen, um sich von der Ordnungsmäßigkeit Ihrer TSE zu überzeugen. Daher prüfen Sie bitte, ob Ihr Kassensystem Ihnen eine solche Möglichkeit bietet.

Das BMF hat mittlerweile auch klargestellt, dass Sie einem Kunden den Bon auch dann elektronisch zur Verfügung stellen dürfen, wenn er dem "nur" konkludent zugestimmt hat. Eine explizite Vereinbarung ist also entbehrlich.

Außerdem hat das BMF sein Verständnis von "elektronischer Belegausgabe" konkretisiert. Demzufolge reicht es nämlich nicht aus, wenn Sie den elektronischen Beleg nur an der Kasse bzw. am Kundendisplay sichtbar machen. Vielmehr muss der Kunde die Möglichkeit haben, ihn entgegenzunehmen.

Technische Vorgaben darüber, wie Sie den elektronischen Beleg bereitzustellen bzw. zu übermitteln haben, gibt es zwar nicht. Allerdings muss er in einem standardisierten Datenformat (JPG, PNG oder PDF) vorliegen, auf das die Kunden mit einer kostenfreien Standardsoftware zugreifen können. Übermitteln lassen sich die Belege z.B.

• per auf dem Kundendisplay angezeigtem QR-Code,
• per Download-Link,
• per Near-Field-Communication (NFC),
• per E-Mail oder
• direkt in ein elektronisches Kundenkonto.

Laut §146a Abs. 4 AO müssen Sie bzw. Ihr Steuerberater der Finanzverwaltung diverse Angaben zu Ihrer installierten TSE mitteilen – und zwar innerhalb eines Monats nach der Inbetriebnahme. Allerdings existiert dafür bislang noch keine elektronische Übermittlungsmöglichkeit. Daher hat das BMF die Mitteilungspflicht so lange ausgesetzt, bis ein elektronisches Meldeformular zur Verfügung steht. Anschließend haben Sie vermutlich einen Monat Zeit, um jene TSE zu melden, die dann bereits installiert sind.

Wer übrigens gegen die Melde- oder die Belegausgabepflicht verstößt, muss nicht mit einem Bußgeld rechnen. Haben Sie hingegen nach Ablauf der Übergangsfristen keine TSE installiert, sind Bußgelder von bis zu 25.000 € vorgesehen.

Eine ständig aktualisierte Übersicht über die Regelungen der einzelnen Bundesländer zur TSE-Fristverlängerung inklusive einer Verlinkung zu den Vordrucken für die Fristverlängerungsanzeigen in Rheinland-Pfalz und Thüringen finden Sie auch auf der Webseite der Treuhand Hannover.

Ralf Dreczko, Dipl.-Kfm., Treuhand Hannover, 10115 Berlin, E-Mail: ralf.dreczko@treuhand-hannover.de