Sofortiger Betriebsausgabenabzug möglich

Die Umstellung elektronischer Registrierkassen ist landauf, landab in vollem Gange: Dem Grunde nach müssen Sie nämlich bereits seit Jahresbeginn jedes eingesetzte elektronische Aufzeichnungssystem im Sinne der Abgabenordnung bzw. Kassensicherungsverordnung sowie die damit zu führenden digitalen Aufzeichnungen durch zertifizierte TSE schützen.

Hinweis: Wenigstens haben die Finanzverwaltung und zuletzt auch die einzelnen Bundesländer zwischenzeitlich mehr oder weniger großzügige Nichtbeanstandungsregelungen getroffen, um den zeitlichen Druck etwas zu verringern (vgl. ausführlich AWA 17/2020, "Wissenswerte Neuerungen zur Kassenführung".).

Spätestens nach der TSE-Installation stellt sich die Frage, in welcher Weise die Kosten steuerlich zu berücksichtigen sind. Das Bundesfinanzministerium hat sich mittlerweile dazu geäußert (vgl. Schreiben vom 21.08.2020, Aktenzeichen: IV A 4 – S 0316-a/19/10006 :007 und IV C 6 – S 2134/19/10007 :003). Zunächst erklärt es den technischen Hintergrund wie folgt:

Die aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle bestehenden TSE werden in verschiedenen Ausführungen angeboten. Das Sicherheitsmodul gibt der TSE dabei ihr Gepräge.

TSE werden z.B. in Form von USB-Sticks oder (Mikro-)SD-Karten angeboten. Darüber hinaus existieren auf dem Markt auch TSE, die in ein anderes Gerät, z.B. einen Drucker oder ein elektronisches Aufzeichnungssystem, verbaut sind. Schließlich gibt es noch Hardware zur Einbindung mehrerer TSE über ein lokales Netzwerk (sogenannte LAN-TSE oder Konnektoren) sowie Cloud-TSE.

Daraus folgert das Bundesfinanzministerium, dass eine TSE sowohl in Verbindung mit einem Konnektor als auch als USB-Stick, (Mikro-)SD-Karte etc. ein selbstständiges Wirtschaftsgut darstellt – das allerdings nicht selbstständig nutzbar sein soll. Die Aufwendungen für die Anschaffung der TSE sind daher in den Augen der Finanzverwaltung zumindest dem Grunde nach zu aktivieren und über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von drei Jahren abzuschreiben.

Hinweis: Ein Sofortabzug für geringwertige Wirtschaftsgüter oder die Bildung eines Sammelpostens nach §6 Abs. 2a Einkommensteuergesetz soll nicht möglich sein.

Nur wenn die TSEdirekt als Hardware fest eingebaut wird, verliert sie ihre Eigenständigkeit als Wirtschaftsgut. Die Aufwendungen sind dann (wiederum dem Grunde nach) als nachträgliche Anschaffungskosten desjenigen Wirtschaftsguts zu aktivieren, in das die TSE eingebaut wurde – und dann über dessen Restnutzungsdauer abzuschreiben.

Auch zu den Aufwendungen für die Implementierung der einheitlichen digitalen Schnittstelle äußert sich die Finanzverwaltung: Hierbei handele es sich um Anschaffungsnebenkosten des Wirtschaftsgutes „TSE“.

Hinweis: Laufende Entgelte, die Sie womöglich für Cloud-Lösungen zu entrichten haben, sind regelmäßig sofort als Betriebsausgaben abziehbar.

Immerhin wartet die Finanzverwaltung ganz am Ende ihres Schreibens dann doch noch mit einer spürbaren Vereinfachung auf: Danach wird es nämlich nicht beanstandet, wenn Sie

• die Kosten für die nachträgliche erstmalige Ausrüstung bestehender Kassen oder Kassensysteme mit einer TSE und
• die Kosten für die erstmalige Implementierung der einheitlichen digitalen Schnittstelle

in voller Höhe sofort als Betriebsausgaben abziehen.

Hinweis: Natürlich müssen Sie dies nicht zwingend so umsetzen. Denn wenn Sie im Jahr der Implementierung ohnehin genug steuerrelevanten Aufwand vorweisen können, dürfen Sie die Kosten über mehrere Jahre abschreiben.

Weil das Thema „Registrierkassen“ gerade brandaktuell ist, hat die Finanzverwaltung nochmals klargemacht, was sie unter einer ordnungsgemäßen Kassenbuchführung versteht (vgl. Oberfinanzdirektion Karlsruhe, Verfügung vom 07.08.2020, Aktenzeichen: S 0315-St 42). Danach empfiehlt sie nach wie vor, die „Alt-Kasse“ bei der Umstellung auf ein neues System weiterhin aufzubewahren. Fehlen nämlich Programmierunterlagen bzw. Protokolle nachträglicher Programmänderungen, stellt dies aus Sicht der Finanzverwaltung einen schweren formellen Mangel der Buchführung dar (vgl. AWA 13/2018, "Nicht (umsatz-)steuerbare Zuschüsse")

Alle Einzeldaten (Journaldaten), die durch die Nutzung der Kasse entstehen, müssen während der steuerlichen Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren jederzeit verfügbar sein und unverzüglich lesbar sowie maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Derart streng sind auch die „Verfahrensdokumentation zu den eingesetzten Aufzeichnungssystemen sowie Betriebsabläufen, die Auswertungs-, Programmier- und Stammdaten, deren Änderungsdaten sowie Handbücher, Bedienungs- und Programmieranleitungen“ vorzuhalten.

Hinweis: Andernfalls wird die Buchführung womöglich als mangelhaft beurteilt, und es drohen Hinzuschätzungen.

Helmut Lehr, Dipl.-Finanzwirt (FH), Steuerberater, 55437 Appenheim