Was Sie arbeitsrechtlich zum Thema Daten wissen sollten

In unserem Beitrag zur IT-Sicherheit sind wir auf die Möglichkeiten und Maßnahmen eingegangen, mit denen sich Apotheken vor Hackerattacken und sonstigen unbefugten Datenzugriffen schützen können (vgl. AWA 6/2021). Eine wichtige Rolle spielen dabei auch die Mitarbeiter sowie die Art und Weise, wie sie mit den Unternehmensdaten "umgehen".

Um zu gewährleisten, dass hier nichts falsch läuft, sollten entsprechende Regelungen mit den Mitarbeitern getroffen werden. Was ist aber, wenn diese fehlen? In diesem Zusammenhang stellt sich natürlich auch die Frage, welche rechtlichen Grundsätze es überhaupt für den Umgang mit Unternehmensdaten gibt? Und umgekehrt: Was gilt für die privaten Daten des Mitarbeiters in der Apotheke?

Ein erster "Datenaustausch" zwischen (zukünftigen) Mitarbeitern und der Apotheke findet bereits im Bewerbungsverfahren statt. Der Kandidat übermittelt seine persönlichen Daten in der Regel per E-Mail, sodass sie sich anschließend sowohl auf dem Rechner als auch (zumindest regelhaft) zusätzlich ausgedruckt in der Apotheke befinden. Wird der Kandidat nach dem Bewerbungsgespräch nicht eingestellt, ist die Apothekenleitung verpflichtet, die digitalen Bewerbungsunterlagen zu löschen bzw. die Unterlagen in Papierform zurückzugeben.

Wichtig: Für einen Zeitraum von ungefähr sechs Monaten darf der Arbeitgeber die Unterlagen trotzdem zunächst behalten, um sich gegen mögliche Ansprüche des Bewerbers abzusichern.

Nach dem Offboarding, also der Beendigung des Arbeitsverhältnisses, sieht das Ganze anders aus: Die Aufbewahrungsfristen betragen hier je nach Einzelfall drei, sechs oder zehn Jahre. Erst danach sind die Unterlagen datenschutzkonform zu entsorgen (zu den Aufbewahrungsfristen vgl. auch AWA 24/2020).

Nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist der richtige Umgang mit den elektronischen Geräten wichtig, die der Arbeitnehmer genutzt hat. Zunächst einmal muss er diese zurückgeben – was gleichermaßen für sämtliche Pass- und Kennwörter sowie für tätigkeitsrelevante Daten auf privaten Geräten gilt. Bevor er geht, sollte der Arbeitnehmer außerdem die Gelegenheit bekommen, seine privaten Daten auf Apothekengeräten zu löschen.

Wenn der Arbeitnehmer dann tatsächlich aus der Apotheke ausscheidet, sind ihm sämtliche Zutritts- und Zugriffsrechte zu entziehen. Im E-Mail-Account sollte eine Abwesenheitsnotiz eingerichtet und darin der neue Ansprechpartner benannt werden.

Sofern die Apothekenleitung nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses auf private Daten des Arbeitnehmers zugreifen möchte, gilt das Gleiche wie während des Arbeitsverhältnisses (dazu nachfolgend mehr). Hier müssen Sie besonders sorgfältig agieren, da der unerlaubte Zugriff auf die privaten Daten strafbar sein kann.

Tipp: Daher empfiehlt es sich, bei einem solchen Zugriff immer den Datenschutzbeauftragten hinzuzuziehen.

Arbeitsrechtliche Dauerbrenner sind die private Nutzung

• des (Dienst-)Handys,
• des apothekeneigenen Internets sowie
• des apothekeneigenen E-Mail-Accounts

während der Arbeitszeit. Hier gilt es, drei Fälle zu unterscheiden:

1. Die Apothekenleitung erlaubt die private Nutzung generell.
2. Es gibt keine Regelung im Unternehmen, oder die Apothekenleitung duldet die private Nutzung. Dann gilt diese zumeist ebenfalls als erlaubt.
3. Die Apothekenleitung hat die private Nutzung generell untersagt.

Nichtsdestotrotz gibt es auch in den ersten beiden Fällen Beschränkungen: Denn während der Arbeitszeit ist – immer auf die individuelle Situation bezogen – nur eine begrenzte zeitliche Nutzung erlaubt.

Weiterhin darf der Arbeitnehmer seine Hauptpflicht, nämlich die Erbringung seiner Arbeitsleistung, nicht vernachlässigen. Wenn sich etwa eine PTA oder eine Apothekerin in der Offizin mehr mit dem eigenen Handy als mit anderen Aufgaben beschäftigt, liegt eine solche Pflichtverletzung vor – selbst dann, wenn die entsprechende Person gerade keinen Kundenkontakt hat.

Ist die private Nutzung gar nicht erst erlaubt, liegt die Schwelle für eine Pflichtverletzung naturgemäß niedriger.

Außerdem gilt: Die Mitarbeiter dürfen keine Daten abrufen, die

• den Ruf der Apotheke gefährden können oder
• strafrechtlich relevant sind.

Ufert die private Nutzung aus, kann das Arbeitsverhältnis – abhängig vom Einzelfall – nach einer Abmahnung ordentlich oder in Extremfällen sogar außerordentlich gekündigt werden.

Natürlich werden einige Mitarbeiter einwenden, dass z.B. gerade nichts zu tun war oder dass sie nur während der Pause privat im Netz gesurft haben. Solche Ausreden lassen die Arbeitsgerichte allerdings in der Regel nicht durchgehen.

Letztlich kommt es immer auf die Verhältnismäßigkeit der privaten Nutzung an. Wer Streit vermeiden will, sollte daher möglichst umfassende Nutzungsregelungen für die eigene Apotheke treffen.

Tipp: Sie können Ihre einmal getroffenen Regelungen jederzeit ändern – zumal solche Änderungen nicht dem Kündigungsschutz unterliegen.

Besonderheiten gelten bei Diensthandys. Hier ist eine private Nutzung auch außerhalb der Dienstzeiten verboten – zumindest sofern

• sie extensiv-kostspielig ist und
• nicht explizit etwas anderes mit dem Mitarbeiter vereinbart wurde.

Übrigens: Ein Verbot von privaten Handys am Arbeitsplatz ist in der Regel rein praktisch nicht mehr durchsetzbar. In einer Vereinbarung mit dem Arbeitnehmer wäre es auch unwirksam.

Bei der privaten Nutzung von betrieblichen Smartphones oder Rechnern ist immer auch der Datenschutz zu beachten. Der Arbeitgeber darf grundsätzlich keinen Einblick in E-Mails oder Verbindungsdaten von Mitarbeitern nehmen, weil diese hier zunächst durch das Fernmeldegeheimnis und darüber hinaus durch das allgemeine Persönlichkeitsrecht geschützt sind.

Sofern aber die Kontrollpflicht überwiegt, ist der Einblick erlaubt, so etwa bei einem begründeten Missbrauchsverdacht. Zu denken wäre etwa an konkrete Hinweise,

• dass der Arbeitnehmer seine arbeitsvertraglichen Pflichten z.B. durch eine exzessive private Internetnutzung erheblich verletzt oder
• dass er eine Straftat begeht.

Nur solche schwerwiegenden Gründe erlauben es auch, die Bildschirmarbeit zu überwachen. Die dadurch gewonnenen Beweismittel dürften dann in einem Prozess verwertet werden.

Das gilt generell auch für die verdeckte Überwachung des Arbeitsplatzes mit Kameras, z.B. bei einem Diebstahlverdacht – allerdings mit der Einschränkung, dass sich diese Überwachung nicht auf den persönlich-intimen Bereich des Arbeitnehmers (z.B. in der Umkleide oder im WC) erstrecken darf.

Die offene Überwachung des Arbeitsplatzes ist in der Regel erlaubt – sofern dadurch kein unangemessener Druck auf die Arbeitnehmer ausgeübt wird. Die Daten sind aber nach einer Sichtung anlasslos und zeitnah zu löschen.

Dr. Markus Rohner, Rechtsanwalt, Fachanwalt für Steuerrecht, RST Dr. Rohner & Partner mbB, 45128 Essen, E-Mail: mrohner@rst-beratung.de