Wie Sie das Analoge schrittweise verbannen

Das papierlose Büro kann hervorragende Möglichkeiten bieten, Engpässe wie auch Ineffizienzen in den Arbeitsabläufen zu erkennen und zu optimieren – was zu

• einer höheren Produktivität
• bei gleichzeitig geringerem Materialverbrauch beiträgt und
• den Mitarbeitern die Möglichkeit bietet, sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren.

Viele altbekannte Büroprodukte wie Overhead-Projektoren, ISDN-Anlagen, Rolodex oder Frankiermaschinen finden sich in modernen Apotheken kaum noch. Durch das Internet sind Informationen leicht verfügbar, und E-Mails werden immer seltener ausgedruckt, Onlinebeiträge so gut wie gar nicht mehr.

Die Vorteile der digital vernetzten Büroarbeit liegen auf der Hand: Die Möglichkeit, an verschiedenen Standorten zu arbeiten, ist vielleicht die am einfachsten greifbare. Gerade wenn Sie mehrere Apotheken besitzen, ist es befreiend, von überall auf relevante Daten zuzugreifen – was mehr Freiheiten gibt und Optionen bietet, Arbeiten in das Homeoffice, ein Café oder den Zug zu verlagern. Der nächste Vortrag im Altenheim, der Forecast für Saisonbestellungen, die Buchführung, die Qualitätsmanagement-Dokumentation, Marketing-Aktionen oder Fortbildungen sind nur einige Beispiele.

Ein gemeinsames Intranet unterstützt bei Urlaubs- oder Weiterbildungsanträgen, vereinfacht die Zeiterfassung und das gemeinsame Arbeiten an Projekten (vgl. auch AWA 4/2021). Natürlich müssen Sie den Datenschutz zu jeder Zeit gewährleisten und sollten Themen wie Virtual-Private-Network (VPN)-Verbindungen, Verschlüsselung, Rechtevergabe oder Zugriffskontrolle frühzeitig in Ihre Konzeptarbeit aufnehmen.

In unseren Apotheken läuft der Austausch der Dokumente mit dem Steuerbüro vollautomatisiert ab – aus dem Dokumentenmanagement-System (DMS), in das die Belege vorher und dank selbstlernender Muster-Erkennung größtenteils vollautomatisiert gescannt wurden (vgl. auch AWA 5/2020). Fast alle modernen DMS bieten diese Funktionen bereits an.

Auch Faxe gehen bei uns schon lange digital ein – wodurch sich das Ausdrucken auf ein Minimum reduziert. Und die in der Warenwirtschaft angefertigten Ausgangsbelege verschicken wir per Mail und speichern sie parallel im DMS. Immer wiederkehrende Aufgaben werden von selbstlernenden Systemen erkannt, Automatisierungsvorschläge sowie deren Umsetzung sparen Zeit und Fehler.

In Sachen Archivierung erweist sich die Stichwortsuche als unglaublich hilfreich. Die Möglichkeit, hunderte von Dokumenten nach bestimmten Informationen zu durchsuchen, ist revolutionär. Das lästige Ordnerwälzen entfällt, und Verlorengeglaubtes findet sich schnell wieder.

Außerdem umgehen wir so ein weiteres Problem: Wir müssen keinen Wust an Papierdokumenten extern lagern – wodurch die Gemeinkosten schnell in die Höhe schießen würden. Darüber hinaus wäre Frust vorprogrammiert, falls doch einmal ein älteres Dokument gesucht werden soll.

Wer die Digitalisierung nutzen möchte, um tatsächlich in einem papierlosen Büro zu arbeiten, hat die Möglichkeit, auf das ersatzlose Scannen zurückzugreifen. Hierzu bedarf es einiger Vorbereitungen – die sich aber schnell auszahlen können, sofern Sie auch mit den Herausforderungen vertraut sind.

Eine davon, die vielen Apotheken leider aber oft erst bewusst wird, nachdem sie ihre ganzen Dokumente bereits digitalisiert haben: Das Ablagesystem sollte während des Prozesses verbessert werden. Schlechte Gewohnheiten zu digitalisieren, sämtliche Dokumente in die Cloud zu verschieben und dann zu hoffen, dieses Chaos mit einem mobilen Endgerät durchsuchen zu können, führt andernfalls oft zu einem bösen Erwachen. Weitere Herausforderungen sind:

• Wenn Sie den Datenschutz mit all seinen Aspekten und Anforderungen vergessen, kann der finanzielle Schaden schnell beachtlich werden.
• Das ersatzlose Scannen von Dokumenten ohne eine entsprechende Unternehmensstrategie kann den Zugriff auf Informationen verlangsamen.
• Es ist unglaublich einfach, Dateien zu verlieren, die online falsch gekennzeichnet sind.

Es ist unabdingbar, sich im Vorfeld ausführlich Gedanken darüber zu machen, welche Digitalisierungsprozesse Sie "inhouse" erledigen und was Sie "auslagern" wollen. Wenn Sie sich hier für einen Anbieter entscheiden sollten, der Ihre Daten extern verwaltet und Ihnen somit keine eigenen Zugriffsmöglichkeiten bietet, sollten Sie sich ganz genau über diesen Vertragspartner informieren, also u.a.

• die Verträge und Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gründlich lesen,
• die regulatorischen Anforderungen kennen, und
• den Anbieter daraufhin überprüfen.

Weiterhin gilt es, auf die Sicherheit, die Integrität sowie die Verschlüsselung der Daten zu achten und die Backup-Strategie des Anbieters zu prüfen. Überdies sollten Sie in Erfahrung bringen, inwieweit der Anbieter in der Lage ist, eigene Erweiterungen und auch solche von Drittanbietern zu integrieren. Oder arbeitet er gar schon mit einigen Drittanbietern zusammen?

Dazu ein Beispiel: Stellen Sie sich vor, Sie haben ein modernes Zeiterfassungssystem mit integrierter Radio-Frequency-Identification (RFID)-Transponder-Karte. Einer Ihrer Mitarbeiter macht nun den Vorschlag, die Zutrittskontrolle über die gleiche Technologie abzubilden. Digitale Tür-Schließsysteme gibt es zwar schon lange, aber der Anbieter Ihres Zeiterfassungssystems hat eine entsprechende Lösung nicht in seinem Portfolio und lässt auch keine Drittanbieter zu. Sofern Sie dann nicht komplett auf die neue Zutrittskontrolle verzichten wollen, müssten Sie sich entweder ein zweites System anschaffen oder aber den Anbieter noch einmal komplett wechseln.

Einen Monat später gibt es einen weiteren Vorschlag: Man könne die Karte doch nutzen, um sich am PC anzumelden und so die Sicherheit noch weiter zu erhöhen. Auch das bietet Ihr Anbieter nicht an, genauso wenig wie die Möglichkeit, Dokumente digital zu signieren. Was tun Sie jetzt: Drucken Sie Ihre Dokumente weiterhin aus, um sie zu unterschreiben und dann wieder einzuscannen?

Oft vernachlässigt wird die Datenübernahme bei einem Anbieterwechsel, was zu teuren Datenmigrationsprojekten führen kann – und im schlechtesten Fall den Verlust der Daten bedeutet. Der Export Ihrer eigenen Daten sollte also jederzeit möglich sein – und zwar in einem gängigen Format. Seriöse Anbieter stellen Ihnen hier Schnittstellen zu Verfügung, um die verwendeten Tools untereinander zu verbinden und Datenduplikationen zu vermeiden.

Übrigens: Die Innovationsgeschwindigkeit stellt die Verwendbarkeit vieler Daten infrage, die mehr als ein paar Jahre alt sind. Auch deshalb sollten Sie möglichst gängige und beständige Formate verwenden.

Tipp: Wer seine Daten zentral pflegt, spart Zeit und vermeidet Fehler. Fragen Sie sich doch selbst einmal, in wie vielen Programmen Sie z.B. Mitarbeiter bei Zu- oder Abgängen neu anlegen bzw. löschen müssen!?

Grundsätzlich bedarf die Transformation von analog nach digital etlicher Vorarbeiten, um wirklich erfolgreich zu sein. Natürlich sind am Ende des Tages viele Aufgaben einfacher und effizienter, wenn sie digital erledigt werden. Für andere hingegen eignet sich das Papier (noch) besser. Während die Technik daran arbeitet, Unzulänglichkeiten zu beheben, wird einiges an bedrucktem Papier daher wahrscheinlich auf absehbare Zeit seinen Platz im Büro behalten.

Marcus A. Krause, Apothekenmanagement, Sindy-Krause-Apotheken, 08107 Kirchberg, E-Mail: marcus.krause@sindy-krause-apotheken.de