Kostenerstattung ist lohnsteuerfrei möglich

Mit der Anbindung der Apotheken an die Telematikinfrastruktur gehen auch neue steuerliche Problemfelder einher. So muss z.B. geklärt werden, wie die Kosten für den elektronischen Heilberufsausweis (eHBA) zu behandeln sind, den angestellte Apotheker und Pharmazieingenieure selbst beantragen und grundsätzlich auch selbst bezahlen müssen (vgl. auch AWA 12/2020). Da die Kosten von über 500 € (für fünf Jahre) nicht gerade ein Pappenstiel sind, wird allgemein erwartet, dass Sie als Apothekeninhaber (voll) dafür aufkommen.

Hinweis: Diese "Erwartung" gilt umso mehr, nachdem der Deutsche Apothekerverband (DAV) und der Spitzenverband der Gesetzlichen Krankenversicherung (GKV) im Frühjahr einen Zuschuss von 449 € netto je HBA-Smartcard ausgehandelt haben, der auf Antrag ausgezahlt wird.

Wenn Sie diese Pauschale oder darüber hinausgehende Beträge an Ihre angestellten Apotheker bzw. Pharmazieingenieure weitergeben, ist natürlich zu prüfen, ob dafür Lohnsteuer fällig wird – schließlich sind Zahlungen des Arbeitgebers an seine Mitarbeiter im Allgemeinen lohnsteuerpflichtig.

So gehören etwa die vom Arbeitgeber übernommenen Beiträge für Berufskammern unstreitig zum steuerpflichtigen Arbeitslohn – konkret entschieden wurde das bereits u.a. für angestellte Steuerberater und Wirtschaftsprüfer (vgl. auch Hinweis 19.3 Lohnsteuer-Hinweise 2020).

Außerdem vertreten die Finanzämter z.B. die Auffassung, dass die vom Arbeitgeber übernommene Umlage für die Einrichtung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs einer angestellten Rechtsanwältin lohnsteuerpflichtig ist – was der Bundesfinanzhof erst kürzlich bestätigt hat (Urteil vom 01.10.2020, Aktenzeichen: VI R 11/18).

Zwischenzeitlich haben die obersten Finanzbehörden des Bundes und der Länder konkret darüber beraten, ob es auch zu lohnsteuerpflichtigem Arbeitslohn führt, wenn Sie als Inhaber die Kosten für die eHBAs Ihrer angestellten Apotheker übernehmen. Das Ergebnis ist erfreulich: Die Finanzverwaltung vertritt nämlich ausdrücklich die Auffassung, dass der Arbeitgeber insoweit im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse handelt und deshalb kein Arbeitslohn vorliegt (vgl. Thüringer Finanzministerium, Schreiben vom 01.03.2021, Aktenzeichen: S 2332 – A – 21.14).

Da hier länderübergreifend Konsens herrscht, können Sie sich bundesweit auf diese Auffassung berufen, falls die Finanzämter im Einzelfall auf einer Lohnversteuerung beharren.

Übrigens: Das Schreiben der Finanzverwaltung unterscheidet nicht danach, ob Sie "nur" die erhaltene Pauschale in Höhe von 449 € an Ihre Mitarbeiter weiterleiten oder diesen die vollständigen Kosten ersetzen. Eine solche Unterscheidung war zum damaligen Zeitpunkt auch noch gar nicht angezeigt, weil die Finanzverwaltung die Thematik bereits vor der Einigung zwischen DAV und GKV-Spitzenverband erörtert hatte. Auf die lohnsteuerliche Behandlung sollte sich die Kostenerstattung an die Apotheken allerdings auch nicht auswirken.

Hinweis: Die Kehrseite der Medaille besteht natürlich darin, dass Ihre angestellten Apotheker und Pharmazieingenieure die Aufwendungen nicht als Werbungskosten geltend machen können, soweit Sie ihnen diese lohnsteuerfrei erstattet haben.

Helmut Lehr, Dipl.-Finanzwirt (FH), Steuerberater, 55437 Appenheim