Lohnsteuer: Achten Sie auf No-Show-Kosten

Betriebliche Ausflüge, Weihnachtsfeiern o.ä. führen aus steuerlicher Sicht stets zu Vorteilen für die Mitarbeiter. Ob Sie als Arbeitgeber dafür Lohnsteuer zahlen müssen, hängt entscheidend von der Höhe der Gesamtkosten und der Anzahl der teilnehmenden Personen/Mitarbeiter ab. Pro Betriebsveranstaltung (max. zwei jährlich) und teilnehmendem Mitarbeiter gibt es einen Freibetrag von 110 €. Das bedeutet: Übersteigen die Kosten der Veranstaltung diesen Rahmen nicht, bleibt die Feier ohne lohnsteuerliche Folgen.

Hinweis: Für die Ermittlung der "steuerlich zulässigen" Gesamtkosten (maßgebend sind die Bruttorechnungsbeträge!) müssen Sie die Anzahl der teilnehmenden Arbeitnehmer mit dem Freibetrag von 110 € multiplizieren. Kostet die Veranstaltung mehr, können Sie den individuellen geldwerten Vorteil pro Mitarbeiter pauschalieren ("25%-Lohnsteuer").

Eine lohnsteueroptimierte Planung der Weihnachtsfeier ist allerdings gar nicht so einfach, wie es auf den ersten Blick aussieht. Denn: Nach dem Gesetzeswortlaut, an den sich die Finanzverwaltung strikt hält, ist auf die Anzahl der teilnehmenden Mitarbeiter abzustellen. Sagen einzelne Arbeitnehmer kurzfristig ab, ohne dass sich die Kosten "eins zu eins" vermindern, entfällt rechnerisch ein höherer Betrag auf die tatsächlich teilnehmenden Mitarbeiter.

Solche sogenannten No-Show-Kosten sind steuerlich umstritten, weil sie für die anwesenden Teilnehmer eine lohnsteuerpflichtige Zuwendung auslösen können, obwohl diese dadurch regelmäßig keinen zusätzlichen Vorteil erlangen. In diesem Zusammenhang hatte das Finanzgericht Köln in der Vergangenheit bereits entschieden, dass Absagen nicht zu Lasten der Feiernden gehen dürfen (vgl. AWA 21/2018).

Leider hat sich im Revisionsverfahren die Auffassung der Finanzverwaltung durchgesetzt. Mit seinem Urteil vom 29.04.2021 (Aktenzeichen: VI R 31/18) hat der Bundesfinanzhof das Urteil der Vorinstanz aufgehoben und klargestellt, dass alle mit der Betriebsveranstaltung in unmittelbarem Zusammenhang stehenden Aufwendungen des Arbeitgebers zu berücksichtigen sind – unabhängig davon, ob sie beim jeweiligen Mitarbeiter einen Vorteil begründen. Diese Gesamtkosten sind dann auf die Anzahl der "anwesenden Mitarbeiter" aufzuteilen.

Hinweis: Im Streitfall hatte der Arbeitgeber einen Kochkurs als Weihnachtsfeier spendiert. Von 27 angemeldeten Personen waren aber nur 25 erschienen, ohne dass sich die Gesamtkosten minderten.

Nachdem die Rechtslage nun im Sinne der Finanzverwaltung geklärt ist, werden die Lohnsteueraußenprüfer künftig noch genauer hinsehen und prüfen, ob die Kosten betrieblicher Veranstaltungen zumindest teilweise lohnsteuerpflichtig sind. Etwas Trost spendet die Tatsache, dass die frühere Freigrenze von 110 € bereits vor einigen Jahren in einen Freibetrag umgewandelt wurde (vgl. AWA 3/2015). Das bedeutet: Auch wenn die Kosten pro Teilnehmer den Betrag von 110 € übersteigen, wird der geldwerte Vorteil immer um den Freibetrag vermindert. Zu versteuern ist dann nur die verbleibende Differenz.

Hinweis: Vorsorglich sollten Sie versuchen, die Vertragsbedingungen für die Veranstaltung mit den Restaurants/Caterern/Agenturen möglichst flexibel auszuhandeln, sodass die Kosten bei kurzfristigen Absagen noch reduziert werden können. Schnappt trotzdem die Lohnsteuerfalle wegen krankheitsbedingter Ausfälle o.ä. zu, könnten im Einzelfall Billigkeitsmaßnahmen erwogen werden.

Helmut Lehr, Dipl.-Finanzwirt (FH), Steuerberater, 55437 Appenheim