Elektronische Rechnungen in Sichtweite

Die Digitalisierung spielt in der modernen Apotheke von heute eine zentrale Rolle. Das bestätigt unter anderem eine Umfrage aus dem September letzten Jahres (Quelle: Apokix): Demnach sehen mehr als 50 % der Apothekeninhaber den Digitalisierungsgrad ihrer Apotheke als weit bzw. sehr weit fortgeschritten an. E-Rezept, eAU, eMP, ePA – längst gehört eine Vielzahl elektronischer Anwendungen zum festen Bestandteil des Apothekenalltags. Ab dem 1. Januar 2025 kommt die E-Rechnung hinzu.

Die E-Rechnungspflicht für Leistungen zwischen Unternehmen (Business-to-Business – kurz: B2B) wurde mit dem Ende März 2024 verabschiedeten Wachstumschancengesetz auf den Weg gebracht. Sie gilt grundsätzlich ab dem 1. Januar 2025. Allerdings gewährt der Gesetzgeber den Unternehmen bis zum 31. Dezember 2027 noch einige Übergangsregelungen, die den Umstieg auf die E-Rechnung etwas sanfter gestalten sollen.

Wichtig: Wenn eine Rechnung z. B. als PDF elektronisch übermittelt wird, liegt noch keine E-Rechnung vor! Vielmehr muss zwingend ein strukturiertes elektronisches Format eingehalten werden, das entsprechend zertifiziert wurde. Diese Voraussetzungen erfüllen u. a. der XStandard und das ZUGFeRD-Format (ab Version 2.0.1.) sowie die europäischen Rechnungsformate FatturaPA (Italien) oder Factur-X (Frankreich).

Eine E-Rechnung kann auch als hybride Rechnung erstellt werden, bestehend aus dem strukturierten Datenteil (z. B. als XML-Datei) und einem menschenlesbaren Datenteil (z. B. PDF). Beide sind in einer Datei zusammengefasst, wobei die elektronische Datei den Vorrang gegenüber der (menschenlesbaren) Bilddatei hat. Daher muss der Inhalt zwischen beiden Dateiteilen immer abgeglichen werden, um das Risiko falscher Rechnungen zu vermeiden.

Rechnungen in Papierform oder in anderen elektronischen Formaten (z. B. JPEG- oder PDF-Dateien), die nicht den Vorgaben für eine E-Rechnung entsprechen, gelten als sonstige Rechnungen.

Die Übermittlung von E-Rechnungen kann durch den Versand per E-Mail, mittels einer elektronischen Schnittstelle oder als Download über ein (Kunden-)Portal erfolgen. Dabei können auch externe Dienstleister bzw. Drittanbieter eingebunden werden.

Die physische Übergabe einer XML-Datei auf einem externen Speichermedium (z. B. USB-Stick) gilt hingegen nicht als Übermittlung in elektronischer Form.

Alle inländischen Unternehmer sind ab dem 01. Januar 2025 verpflichtet, E-Rechnungen entgegenzunehmen. Hierfür sieht das Gesetz derzeit auch keinerlei Ausnahmen oder Übergangsregelungen vor. Selbst nicht vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen wie (Zahn-)Ärzte oder Therapeuten sind von der Empfangspflicht von E-Rechnungen betroffen. Dies hat das Bundesfinanzministerium (BMF) in einem ersten Entwurf für ein Einführungsschreiben bestätigt.

Allerdings haben Unternehmer während eines zweijährigen Übergangszeitraumes (2025 und 2026) ein Wahlrecht, ob sie wie gewohnt mit einer normalen sonstigen Rechnung in Papier- oder PDF-Form abrechnen, oder bereits auf die E-Rechnung umstellen. Mit Zustimmung des Leistungsempfängers kann auch ein anderes elektronisches Format gewählt werden. Ab 2027 dürfen sonstige Rechnungen gegenüber anderen inländischen Unternehmern nur noch ausgestellt werden, wenn der Gesamtumsatz des Vorjahres (2026) 800.000 € nicht überschritten hat. Wie diese Grenze vom Leistungsempfänger geprüft werden kann, ist unklar. Mit Zustimmung des Leistungsempfängers kann alternativ der elektronische Datenaustausch (EDI) genutzt werden.

Das Gesetz sieht nur einige wenige Ausnahmen von der Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen vor. So dürfen Unternehmen, die umsatzsteuerfreie Leistungen ohne Vorsteuerabzugsrecht oder ihre Leistungen ausschließlich an Privatpersonen erbringen, unabhängig von Übergangsfristen weiterhin Papierrechnungen und sonstige elektronische Rechnungen ausstellen.

Auch Kleinbetragsrechnungen bis 250 € dürfen weiterhin in Papier- oder PDF-Form ausgestellt werden. Gleiches gilt für Rechnungen, die an Privatpersonen oder Unternehmer für den nichtunternehmerischen Bereich erbracht werden.

Der Verkauf sämtlicher Produkte in Apotheken unterliegt der Umsatzsteuer. Apotheken müssen daher spätestens ab dem 1. Januar 2028 E-Rechnungen ausstellen, wenn sie an Ärzte und andere Heilberufler Arzneimittel liefern. Nur soweit es sich um Kleinbetragsrechnungen (bis 250 €) oder die Medikamentenabgabe an Endverbraucher handelt, besteht keine E-Rechnungspflicht.

Tipp: Es lohnt sich, wenn Sie sich als Apothekeninhaber oder -leiter zeitnah mit Ihren B2B-Leistungsempfängern (Arztpraxen, MVZ, therapeutische Einrichtungen) abstimmen, ob während des Übergangszeitraumes weiterhin Papierrechnungen oder sonstige elektronische Rechnungen ausgestellt werden sollen. Das betrifft insbesondere das Jahr 2026; 2027 besteht diese Option nur noch dann, wenn Ihre Apotheke im Jahr 2026 unterhalb der Umsatzgrenze von 800.000 € liegt – und das dürfte nur ein sehr kleiner Teil der Betriebe sein.

Doch selbst wenn Sie für die Ausstellung Ihrer Rechnungen die Übergangsregelungen in Anspruch nehmen und nicht unmittelbar zum 1. Januar 2025 auf E-Rechnungen umstellen, muss Ihre Apotheke in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Denn wenn sich ein Geschäftspartner von Ihnen – z. B. der Großhändler, Vermieter der Apothekenräume, ein beauftragter Dienstleister oder Handwerker – entscheidet, ab 2025 auf E-Rechnung umzustellen, müssen Sie das akzeptieren und damit klarkommen.

Sie können den Geschäftspartner zwar bitten, weiter Rechnungen in Papierform oder einem anderen elektronischen Format zu übermitteln. Doch wenn dieser ablehnt, dann sind Sie als Leistungsempfänger verpflichtet, die E-Rechnung anzunehmen.

Hinweis: Nimmt ein Unternehmen die E-Rechnung nicht an, gilt die Rechnungsausstellungspflicht des Leistenden dennoch als erfüllt! Dadurch können sich negative Folgen beim Apotheker ergeben. Denn dieser kann ab 2025 keinen Vorsteuerabzug mehr geltend machen, wenn ihm ein Geschäftspartner nur eine E-Rechnung ausstellt und er diese nicht annehmen kann. Daher ist für Apotheker als vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen eine frühzeitige Vorbereitung auf die Empfangspflicht unumgänglich!

Tipp: Insofern sollten Sie als Inhaber zeitnah mit dem Kundenbetreuer Ihrer Faktura-Software sprechen, ob und wann diese ihre Programme um die Funktion „Erstellung digitaler Ausgangsrechnung“ im geforderten Format erweitern, um notfalls noch schnell (auf) das „ZUGFeRD“ wechseln zu können.

Mit dem Gesetz zur Beschleunigung der Digitalisierung des Gesundheitswesens (Digital-Gesetz – DigiG) vom 22. März 2024 kommt auf Apotheker noch eine zweite E-Rechnungspflicht zu. Laut DigiG können Leistungserbringer und privatärztliche Verrechnungsstellen (PVS) medizinische oder sonstige Leistungen, die nicht dem Sachleistungsprinzip unterliegen, in elektronischer Form abrechnen.

Die elektronische Rechnung nach dem SGB V wird als neue Anwendung der Telematikinfrastruktur (TI) in die Liste der Kernanwendungen aufgenommen. Damit soll das bisher papiergebundene Verfahren im Rechnungs- und Kostenerstattungsprozess mit Selbstzahlerleistungen und Leistungen an Privatversicherte digitalisiert werden.

Versicherte haben allerdings ein Wahlrecht: Für sie ist die Nutzung der elektronischen Rechnung freiwillig. Erteilt ein Versicherter keine Einwilligung oder widerruft er seine Einwilligung, müssen Praxen weiterhin papiergebundene Rechnungen ausstellen.

Damit elektronische Rechnungen ausgestellt werden können, müssen die hierfür erforderlichen Dienste und Komponenten der TI zur Verfügung stehen. Die Gesellschaft für Telematik ist daher verpflichtet, bis spätestens zum 1. Januar 2025 alle dafür notwendigen Voraussetzungen zu schaffen.

Carmen Brünig, Steuerberater, Leiterin Apotheken-Branche, ETL Advision – Steuerberatung im Gesundheitswesen, 10117 Berlin, E-Mail: carmen.bruenig@etl.de