Feiern ohne Reue – mit Unterstützung vom Fiskus

Wer zusammen arbeitet, der sollte auch zusammen feiern. Ein Betriebsausflug mit den Mitarbeitern, ein Grillabend, Theaterbesuch oder Fest zum Betriebsjubiläum – Anlässe zum Feiern gibt es genügend. Und ganz nebenbei stärken diese auch noch den Zusammenhalt unter den Kollegen und steigern die Motivation im Team – was sich wiederum positiv auf das Betriebsergebnis auswirkt.

Schön wäre es für den Apothekeninhaber natürlich, wenn sich auch das Finanzamt an den Kosten beteiligen würde. Doch allein Mitarbeiter und Geschäftspartner zur Feier einzuladen, reicht hierfür noch nicht aus. Denn für einen Steuerabzug bedarf es grundsätzlich erst einmal eines beruflichen oder betrieblichen Anlasses. Kein Fest ist wie das andere, deshalb muss stets im Einzelfall geprüft werden.

Eine Betriebsveranstaltung im Sinne des § 19 Abs. 1 S. 1 Nr. 1a EStG liegt vor, wenn es sich um eine Veranstaltung handelt, die von einem Arbeitgeber für seine Arbeitnehmer durchgeführt wird und der Förderung des Betriebsklimas dient.

Entscheidend ist, dass die Veranstaltung allen Arbeitnehmern offensteht und überwiegend (d. h. zu mehr als 50 Prozent) eigene Mitarbeiter teilnehmen. Trifft das zu, dann sind für den Arbeitgeber alle mit einer solchen Feier verbundenen Aufwendungen als Betriebsausgaben absetzbar.

Etwas komplizierter stellt sich das Ganze für den Arbeitnehmer dar: Aus dessen Perspektive handelt es sich bei Betriebsveranstaltungen im Zweifel um steuerpflichtigen Arbeitslohn. Nur wenn sich die Kosten innerhalb des Freibetrags von 110 Euro pro Arbeitnehmer bewegen, bleiben die Zuwendungen auch für diesen steuer- und sozialversicherungsfrei. Der Freibetrag wird für maximal zwei Veranstaltungen pro Jahr gewährt.

Übersteigen die Aufwendungen diesen Betrag, ist der übersteigende Teil steuer- und sozialversicherungspflichtig. Eine Verrechnung nicht ausgenutzter Beträge zwischen den Veranstaltungen ist nicht möglich. Eine dritte Veranstaltung im Kalenderjahr ist immer in voller Höhe steuer- und beitragspflichtig.

Der geldwerte Vorteil, der den Arbeitnehmern durch die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung entsteht, wird anhand der Gesamtkosten der Veranstaltung berechnet. Hierbei sind alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich der Umsatzsteuer zu berücksichtigen. Als Gesamtkosten sind neben den von den Teilnehmern unmittelbar „konsumierbaren Leistungen“ (z. B. Speisen, Getränke und Musikdarbietungen) auch die Kosten für die Ausgestaltung der Feier (z. B. für einen Eventmanager, die Anmietung von Räumen sowie ggf. anfallende Reisekosten) mit einzubeziehen.

Es ist wichtig zu beachten, dass die Gesamtkosten der Veranstaltung auf die tatsächlich teilnehmenden Arbeitnehmer und deren Begleitpersonen verteilt werden müssen. Die auf die Familienangehörigen entfallenden Kosten sind dabei dem jeweiligen Arbeitnehmer zuzurechnen.

Kosten für angemeldete, aber nicht erschienene Personen (No-Show-Kosten) dürfen nicht von den Gesamtkosten abgezogen werden. Diese Kosten müssen also auf die tatsächlichen Teilnehmer verteilt werden, wodurch bei diesen – trotz guter Kalkulation – der Freibetrag überschritten werden kann.

Nehmen an der Betriebsveranstaltung auch externe Gäste teil, die keine Mitarbeiter, Leiharbeitnehmer oder Angehörige von Arbeitnehmern sind – wie z. B. Pharmavertreter, Ärzte mit enger Geschäftsverbindung zur Apotheke etc. – , müssen die anteiligen Kosten separat errechnet werden. Denn naturgemäß wird der Freibetrag nur gegenüber eigenen Mitarbeitern gewährt und nicht für solche externen Gäste.

Im Gegensatz dazu sind die geldwerten Vorteile von Gästen, die an einer fremden Betriebsveranstaltung teilnehmen, grundsätzlich einkommensteuerpflichtig, wenn deren Teilnahme aufgrund ihrer gewerblichen oder beruflichen Tätigkeit erfolgt.

Sofern hingegen auch Laufkundschaft an der Betriebsveranstaltung der Apotheke teilnehmen kann, sind die Vorteile bei den Gästen mangels eines Zusammenhangs mit einer ertragsteuerlichen Einkunftsart regelmäßig nicht einkommensteuerbar.

Achtung: Bei einem hohen Anteil externer Gäste (mehr als 50 Prozent) sollte unbedingt geprüft werden, ob es sich überhaupt um eine Betriebsveranstaltung im einkommensteuerlichen Sinn handelt, oder ob es sich (aufgrund der Planung und Kalkulation) nicht eher um eine „sonstige Veranstaltung“ handelt! Das kann beispielsweise ein Betriebsjubiläum oder ein Tag der offenen Tür sein. Darauf werden wir weiter unten näher eingehen.

Auch umsatzsteuerlich ist ein Betrag von 110 Euro zu beachten. Allerdings handelt es sich hierbei um eine Freigrenze.

Konkret bedeutet dies: Kein Vorsteuerabzug aus den Kosten einer Betriebsveranstaltung, wenn die Aufwendungen die 110 Euro-Grenze pro Mitarbeiter übersteigen. Damit sind für Umsatzsteuer (Freigrenze) und Einkommensteuer (Freibetrag) unterschiedliche Regelungen zu beachten.

Eine Betriebsveranstaltung, die zu einem geldwerten Vorteil beim Arbeitnehmer führt und über dessen Gehaltsabrechnung regulär versteuert wird, ist für diesen natürlich nur halb so schön. Dafür hat auch der Gesetzgeber Verständnis und dem Arbeitgeber deshalb die Möglichkeit eingeräumt, diesen Vorteil pauschal zu versteuern und die Pauschsteuer von 25 Prozent zzgl. 5,5 Prozent Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer zu übernehmen.

Wird die Lohnsteuer für die Vorteile aus einer Betriebsveranstaltung pauschaliert, fallen keine Sozialversicherungsbeiträge an. Voraussetzung ist jedoch, dass die Pauschalsteuer vom Arbeitgeber auch im Lohnabrechnungszeitraum der Leistung angemeldet und abgeführt wird.

Dabei haben die Sozialversicherungsträger bislang eine kleine Schonfrist gewährt: Wird die Pauschalierung bis spätestens zum 28. Februar des Folgejahres (Abgabefrist der Lohnsteuerjahresbescheinigungen) nachgeholt, bleibt die Sozialversicherungsfreiheit erhalten. Wird der Vorteil aber erst später – etwa im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung – pauschal versteuert, fallen Sozialversicherungsbeiträge an. Arbeitgeber müssen dann wohl oder übel neben dem Arbeitgeber- auch noch den Arbeitnehmeranteil tragen.

Diese seit 2016 geltende Regelung hat das Bundessozialgericht (BSG) in seinem Urteil vom 23. April 2024 nicht nur bestätigt, sondern noch verschärft. Nachträglich pauschalierte geldwerte Vorteile für Betriebsveranstaltungen sind nach Auffassung des BSG beitragspflichtig. Es bleibt zu hoffen, dass die Sozialversicherungsträger auch nach dem aktuellen BSG-Urteil die Billigkeitsregelung beibehalten. Auf der sicheren Seite sind Arbeitgeber jedenfalls, wenn sie die Pauschalsteuer direkt und ohne zeitlichen Verzug im Monat der Veranstaltung an den Fiskus abführen.

Bei Veranstaltungen, die zu mehr als 50 Prozent auch anderen Gästen offenstehen – beispielsweise anlässlich einer Geschäftseröffnung oder eines Betriebsjubiläums – handelt es sich nicht um Betriebsveranstaltungen im steuerlichen Sinn, sondern um Veranstaltungen im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers. Hier gelten zwar im Prinzip die gleichen steuerlichen Regelungen; allerdings kommt für Mitarbeiter kein Freibetrag zur Anwendung. Vorteil aus Arbeitnehmersicht: Mangels betrieblicher Veranstaltung (laut Definition) ist beim Arbeitnehmer regelmäßig auch kein geldwerter Vorteil anzusetzen.

Sofern es sich hingegen um eine rein interne Jubiläumsfeier handelt, ist derzeit noch nicht abschließend geklärt, ob und wie der Vorteil versteuert werden muss: Hierzu ist noch ein Revisionsverfahren beim Bundesfinanzhof (BFH) anhängig. Grundsätzlich sollte hier ebenfalls eine Freigrenze von 110 Euro gelten, so wie aktuell bei der Umsatzsteuer. Das bedeutet, dass der gesamte errechnete geldwerte Vorteil des Mitarbeiters von der Lohnsteuer- und Sozialversicherungspflicht ausgenommen ist, sofern die Freigrenze nicht überschritten wird.

Carmen Brünig, Steuerberater, Leiterin Apotheken-Branche, ETL Advision – Steuerberatung im Gesundheitswesen, 10117 Berlin, E-Mail: carmen.bruenig@etl.de