Die Weihnachtsfeier auch lohnsteuerlich richtig planen

Wer mit seinen Mitarbeitern feiert, gewährt ihnen aus fiskalischer Sicht Vorteile, die zumindest dem Grunde nach der Lohnsteuer unterliegen. Allerdings gehören die Kosten des Arbeitgebers — steuertechnisch spricht man hier auch von "Zuwendungen" — nicht zum Arbeitslohn, wenn sie den Betrag von 110 € je Betriebsveranstaltung und teilnehmendem Mitarbeiter nicht übersteigen. Der Freibetrag gilt für bis zu zwei Veranstaltungen pro Jahr (z.B. für die Weihnachtsfeier und für das Sommerfest).

Hinweis: Die Grenze von zwei Veranstaltungen pro Jahr ist arbeitnehmerbezogen. Deshalb spielt es eine Rolle, an wie vielen Events der einzelne Mitarbeiter teilnimmt.

Bevor Sie ermitteln können, wie hoch der Vorteil für den einzelnen Mitarbeiter ist, müssen Sie die Gesamtkosten der Veranstaltung kennen. Dazu gehören Aufwendungen für Speisen, Getränke, Musik, Geschenke etc. sowie für den äußeren Rahmen (vgl. AWA 22/2015). Maßgebend sind die Kosten einschließlich Umsatzsteuer – es kommt also auf die Bruttorechnungsbeträge an.

Hinweis: Außen vor bleiben lediglich die "rechnerischen Selbstkosten" des Arbeitgebers, wie z.B. die anteiligen Kosten der Lohnbuchhaltung für die Erfassung des geldwerten Vorteils.

Wenn die Finanzverwaltung die Höhe der Zuwendungen pro Mitarbeiter prüft, stellt sie trotz massiver Kritik aus der Wirtschaft auf die tatsächlich anwesenden Mitarbeiter ab (vgl. AWA 5/2017). Weil insbesondere bei Weihnachtsfeiern einzelne Mitarbeiter nicht selten krankheitsbedingt kurzfristig ausfallen, führt diese Sichtweise natürlich dazu, dass die entstehenden Gesamtkosten gegebenenfalls auf eine geringere Personenzahl verteilt werden müssen – dadurch wird der Vorteil für den Einzelnen rein rechnerisch erhöht.

Hinweis: In besonderen Fällen kann der Ausfall einzelner Mitarbeiter dazu führen, dass eine an sich "steuerlich optimal geplante" Weihnachtsfeier schließlich doch zu lohnsteuerpflichtigem Arbeitslohn führt.

Erfreulicherweise hat nun das Finanzgericht Köln entschieden, dass Absagen nicht zulasten der Feiernden gehen (Urteil vom 27.06.2018, Aktenzeichen: 3 K 870/17). Im Streitfall nahm eine GmbH im Zuge ihrer Weihnachtsfeier gemeinschaftlich an einem Kochkurs teil. In diesem Rahmen durfte jeder Teilnehmer auch unbegrenzt Speisen und Getränke zu sich nehmen. Obwohl zwei von 27 Arbeitnehmern kurzfristig absagten, reduzierten sich die veranschlagten Kosten dadurch nicht. Nach Ansicht des Finanzgerichts ist es nun nicht nachvollziehbar, warum die vergeblichen Aufwendungen des Arbeitgebers (sogenannte "No-Show-Kosten") zu einem (rein rechnerischen) Vorteil für die Anwesenden führen sollen.

Der Bundesfinanzhof muss jetzt in dem anhängigen Revisionsverfahren (Aktenzeichen: VI R 31/18) entscheiden, ob auf die Anzahl der angemeldeten oder der tatsächlich teilnehmenden Arbeitnehmer abzustellen ist. Außerdem hat er darüber zu befinden, ob "No-Show-Kosten" in der Bemessungsgrundlage zu berücksichtigen sind.

Hinweis: Beide Punkte haben teils erhebliche Praxisrelevanz. Insoweit sollten Sie belastende Feststellungen der Lohnsteueraußenprüfung bis zu einer höchstrichterlichen Klärung nicht ohne Weiteres akzeptieren.

Werden die 110 € pro Mitarbeiter überschritten, bleibt der Freibetrag beim Lohnsteuerabzug erhalten. Das bedeutet: Der geldwerte Vorteil des einzelnen Mitarbeiters vermindert sich stets um diesen Freibetrag. Lohnsteuerpflichtig ist deshalb nur, was die 110 € übersteigt.

Anders hingegen sieht es bei der Umsatzsteuer aus: Hier sind die 110 € nicht als Freibetrag, sondern als Freigrenze anzusehen. Soll heißen: Werden sie pro Mitarbeiter nicht überschritten, ist der Vorsteuerabzug aus den Kosten für die Betriebsveranstaltung möglich. Überschreiten die Kosten pro Mitarbeiter indes die Grenze, besteht insgesamt kein Anspruch auf Vorsteuerabzug.

Hinweis: In der Praxis kann es vorkommen, dass bei einzelnen Arbeitnehmern die 110 € überschritten werden und bei anderen nicht. Das hängt damit zusammen, dass die Kosten für eine Begleitperson (z.B. Ehepartner) dem jeweiligen Mitarbeiter zuzurechnen sind, aber nicht jeder Mitarbeiter mit Anhang erscheint. Der Vorsteuerabzug aus den gesamten Kosten ist in solchen Fällen anteilig/prozentual (bezogen auf die Mitarbeiter, bei denen die 110 € überschritten werden) zu vermindern.

Übersteigen die Kosten Ihrer Feier den Freibetrag pro Mitarbeiter, haben Sie die Möglichkeit, die Lohnsteuer zu pauschalieren. Dann zahlen Sie 25% pauschale Lohnsteuer, 5,5% Solidaritätszuschlag und eine pauschale Kirchensteuer (von z.B. 7%). Sozialversicherungsbeiträge fallen insoweit nicht an (§1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 Sozialversicherungsentgeltverordnung).

Helmut Lehr, Dipl.-Finanzwirt (FH), Steuerberater, 55437 Appenheim