Wie Sie gut organisiert ins neue Jahr starten

Der Jahreswechsel ist eine Zeit, in der viele Menschen bisherige Verhaltensweisen infrage stellen und Ziele für das kommende Jahr formulieren. Überprüfen Sie doch einmal selbstkritisch Ihre derzeitige Arbeitsorganisation und Ihr persönliches Arbeitsverhalten: Haben Sie Ihre Arbeitsweise bewusst gewählt, oder ist sie eher zufällig entstanden? Verbringen Sie immer wieder Zeit damit, nach Unterlagen und wichtigen Informationen zu suchen oder Fehler zu beseitigen? Haben Sie schon einmal Aufgaben oder Termine vergessen?

Es lohnt sich fast immer, das eigene Arbeitsverhalten in regelmäßigen Abständen bewusst auf den Prüfstand zu stellen und individuelle Regeln für eine optimale Arbeitsorganisation zu entwickeln. Sind die Maßnahmen gut durchdacht, fällt es anschließend auch nicht schwer, sie konsequent einzuhalten. Im Folgenden stellen wir Ihnen einige Maßnahmen vor. Hieraus können Sie diejenigen auswählen, die am besten zu Ihrer individuellen Situation passen.

Ein voller und unaufgeräumter Schreibtisch im Backoffice macht weder auf Ihre Mitarbeiter noch auf Ihre Besucher einen gut organisierten Eindruck. Auch erzeugt er meist persönliche Stress- und Störgefühle. Auf dem Schreibtisch sollten sich daher nur der PC-Bildschirm, das Telefon, der Terminkalender, Stifte, ein Korb für die Ein- und Ausgangspost sowie bei Bedarf eine Wiedervorlagemappe befinden. Ansonsten gehört nur der Vorgang auf den Schreibtisch, den Sie gerade bearbeiten. Weitere Arbeitsmittel und häufig benötigte Unterlagen können Sie griffbereit auf einem Beistelltisch, in den Schreibtischschubladen, Rollcontainern, Regalen oder Schränken unterbringen.

Durch ein gutes Ablagesystem vermeiden Sie wiederkehrende und unnötige Suchzeiten. Wie Sie Ihre Ablage am besten sortieren und benennen, hängt von den individuellen Gegebenheiten in Ihrer Apotheke ab. Erstellen Sie einen individuellen Ablageplan mit den erforderlichen Schlagworten. Ihre "elektronische Ablage" sollte nach demselben Prinzip aufgebaut sein wie die Papier- und Ordnerablage. Gestalten Sie sämtliche Ablagen so, dass Sie jedes gewünschte Schriftstück innerhalb von höchstens drei Minuten auffinden können.

Vermeiden Sie vor allem eine ausufernde Zettelwirtschaft auf Ihrem Schreibtisch. Notizzettel und Post-Its sind unübersichtlich und gehen schnell verloren. Notieren Sie stattdessen alle Ideen, Informationen und zu erledigenden Aufgaben, die Sie bisher auf Zettel geschrieben haben, in einem A4- oder A5-Heft. Wenn Sie dieses Heft einmal täglich kurz durchsehen, haben Sie immer alles Wichtige auf dem Schirm und vergessen nichts. Statt eines Heftes können Sie natürlich auch eine elektronische Datei verwenden.

Legen Sie bei Bedarf noch eine Mappe mit "Ideen" und eine Mappe zum "Lesen" an. Dort legen Sie alles ab, was Sie als Ideen notiert oder aus Zeitschriften herausgetrennt haben. Damit stapeln sich diese Schriftstücke nicht mehr auf der Arbeitsfläche Ihres Schreibtisches. Beide Mappen können Sie dann zu wiederkehrenden Terminen oder während Reise- und Wartezeiten bearbeiten.

Vermeiden Sie auch, dass sich die Tagespost auf Ihrem Schreibtisch stapelt. Bearbeiten Sie Ihre Post vielmehr immer an dem Tag, an dem sie eingeht. Wenn Sie hierbei systematisch vorgehen, brauchen Sie dazu meist nicht länger als fünf bis zehn Minuten. Legen Sie zunächst alle Zeitschriften und Zeitungen auf einen Lesestapel neben dem Schreibtisch und bestimmen Sie dann feste Termine, um sie zu sichten. Bei der übrigen Eingangspost sollten Sie möglichst sofort entscheiden, ob Sie sie wegwerfen, ablegen oder in eine Arbeitsmappe legen, um sie später zu bearbeiten.

Für die Zertifizierung von Qualitätsmanagementsystemen erstellen Sie vermutlich bereits zahlreiche Checklisten für die einzelnen Tätigkeitsbereiche in Ihrer Apotheke. Dennoch kann es sinnvoll sein, weitere persönliche Checklisten für den eigenen Arbeitsplatz zu entwickeln und griffbereit abzulegen. Das gilt insbesondere für Tätigkeiten, bei denen Sie in der Vergangenheit einmal oder sogar mehrfach einzelne Arbeitsschritte vergessen haben. Denn Checklisten entlasten das Gedächtnis, sodass Sie sich auch die bange Frage "Habe ich wirklich an alles gedacht?" nicht mehr stellen müssen.

Ihr Kalender soll Sie daran erinnern, zukünftige Termine immer zuverlässig einzuhalten und keine anstehenden Aufgaben zu vergessen. Ob Sie Ihre Terminplanung klassisch in Papierform oder elektronisch erfassen, ist dabei unerheblich. Entscheiden Sie sich möglichst für eine der beiden Varianten, denn zwei Parallelkalender oder auf Notizzetteln notierte Termine führen fast immer zu Chaos. Führen Sie also möglichst nur einen zentralen Kalender.

Dieser Kalender erinnert Sie zwar zuverlässig an sämtliche Termine. Bei Bedarf können Sie aber zusätzlich noch eine vom Kalender unabhängige Wiedervorlageliste mit denjenigen Vorgängen anlegen, die Sie zwar im Blick behalten möchten, für die es aber keine konkreten Termine gibt. Diese Liste müssen Sie dann täglich kurz durchsehen.

Bei einer größeren Anzahl an Vorgängen verwenden Sie am besten eine Wiedervorlagemappe mit 31 Registern. Jedes Fach steht für einen Tag im Monat. Falls Sie z.B. am 15. des Monats einen bestimmten Vorgang bearbeiten wollen, legen Sie die Unterlagen zu diesem Vorgang in das betreffende Fach.

Wenn Sie Ihre Wiedervorlagemappe an jedem Morgen aufschlagen, haben Sie am Bearbeitungstag alles, was Sie zu diesem Vorgang benötigen, sofort griffbereit. So einzelne Unterlagen zu umfangreich für die Wiedervorlagemappe sind, können Sie sie in eine gesonderte Arbeitsmappe legen. Dann allerdings sollten Sie sich mit einer entsprechenden Notiz in der Wiedervorlagemappe an die Bearbeitung der Arbeitsmappe erinnern.

Erstellen Sie am Morgen oder am Abend des Vortages einen Plan für den kommenden Tag. Das dauert meist nicht länger als zehn Minuten. Listen Sie alle Aufgaben auf, die Sie erledigen wollen. Notieren Sie zu jeder Aufgabe auch die voraussichtliche Dauer, damit Sie erkennen, ob Sie genügend Zeit für alle Aufgaben haben. Wenn die verfügbare Zeit nicht ausreicht, müssen Sie Aufgaben verschieben, delegieren oder ersatzlos streichen. Verplanen Sie stets nur 70 bis 80% Ihrer Zeit, damit Sie einen Puffer für unerwartete Ereignisse haben. Bei einem Acht-Stunden-Tag sollten Sie daher etwa sechs Stunden verplanen.

Kennzeichnen Sie die drei bis fünf wichtigsten Aufgaben Ihres Tagesplans rot oder mit drei Ausrufezeichen. Weitere drei bis fünf wichtige Aufgaben markieren Sie gelb oder mit zwei Ausrufezeichen. Erledigen Sie diese Aufgaben ihrer jeweiligen Priorität entsprechend zuerst. Unerledigte Aufgaben übertragen Sie auf den nächsten Tag. Mit dieser Vorgehensweise erkennen Sie auch, ob Ihre Tagespläne realistisch sind, oder ob Sie sich immer wieder zu viel vornehmen.

Überlegen Sie außerdem, welche Aufgaben aus Ihrem Tagesplan von einer anderen Person erledigt werden können. Wiederkehrende Routinetätigkeiten können Sie häufig an Mitarbeiter delegieren. Die Zeit, die Sie einmalig für die Einarbeitung des Mitarbeiters verwenden, gewinnen Sie danach meist vielfach zurück. Fachfremde Aufgaben können Sie überdies an externe Dienstleister delegieren (z.B. Werbung, EDV, Dekoration, Buchführung, Reinigung). Denn auch wenn Sie die Fähigkeit haben, diese Aufgaben selbst zu erledigen, brauchen Sie dafür meist länger als ein Profi – und das Fehlerrisiko ist oft deutlich höher. Ein Spezialist erledigt diese Aufgaben hingegen in der Regel schneller und besser.

Dr. Andreas Nagel, Diplom-Ökonom, Akademie für Apothekenmanagement, 31535 Neustadt am Rübenberge, E-Mail: dr.andreasnagel@t-online.de