Lohnen sich alternative Versandwege für Apotheken?

Das Porto für den Standardbrief soll im Sommer dieses Jahres deutlich steigen. Branchenberichten zufolge ist gar eine Anhebung auf bis zu 90 Cent für Standardbriefe denkbar. Wahrscheinlich wird es dann auch Erhöhungen bei den Kompakt-, Groß- und Maxibriefsendungen sowie Postkarten geben. Diese Preise hätten voraussichtlich eine Gültigkeit von drei Jahren. Im europäischen Vergleich bliebe das Porto in Deutschland trotzdem eher billig. Das regelmäßige Versenden von Briefpost kann für eine Apotheke recht teuer werden, zumal zu den steigenden Portokosten noch die Druck- und Verpackungskosten hinzukommen. Gibt es daher günstigere Versandlösungen?

Seit dem 1. Januar 2008 ist der deutsche Briefmarkt gesetzlich liberalisiert. Laut Bundesnetzagentur, die u.a. den Wettbewerb auf dem Post- und Telekommunikationsmarkt überwacht, sind rund 600 Unternehmen lizenziert worden, Sendungen bis zu 1.000 Gramm zu befördern. Sie haben Filialen nur in bestimmten Regionen, stellen Briefe aber überwiegend zusammen mit Kooperationspartnern bundesweit zu. Diese Dienstleister suchen ihre Nische vor allem bei Gewerbekunden. Denn ihre ohnehin schon günstigen Preise enthalten 19% Mehrwertsteuer, die Unternehmenskunden steuerlich geltend machen können. Sogar Unternehmen mit einem nur geringen Sendungsaufkommen können hier schon sparen. Bei der Deutschen Post ist das nicht möglich, denn sie ist als Universaldienst von der Mehrwertsteuer auf bestimmte Dienstleistungen befreit. Stattdessen erhalten Geschäftskunden mit großen Versandmengen Rabatte. Langfristig wird vermutlich wie in anderen Ländern, in denen der Briefmarkt liberalisiert wurde, hierzulande die Deutsche Post AG trotzdem ihren Marktanteil von über 90% behaupten können.

Nicht ganz billig, aber schnell sind Kurierdienste als Alternative. Beim Blick auf die Tarife der Fahrrad- und Autokuriere der Region soll aber schon manch Apotheker selbst zum eigenen Kurier geworden sein und die Sendung eigenhändig zum Empfänger befördert haben.

Während für einige Apotheken die Papierkommunikation trotz höherer Kosten noch immer einen "Servicefaktor" darstellt, erfreut sich elektronische Post ihrer Beliebtheit als schnelle, kostengünstige Alternative zur Papierpost, die noch dazu erhebliche Mehrwerte im Rahmen einer modernen Multi-Channel-Kundenkommunikation bietet. Der Trend zur elektronischen Kommunikation hat sich zunehmend auch auf den größten Anteil der Briefpost, nämlich die sog. Transaktionsdokumente wie Rechnungen, Lieferscheine etc. ausgewirkt. Wer unsicher ist, sollte sich über die rechtskonformen Einsatzmöglichkeiten der elektronischen Kommunikation beraten lassen.

Viele Internetdienste für die sichere elektronische Übermittlung von Dokumenten werden schon seit Jahren angeboten. So gilt die elektronische Kommunikation per DE-Mail als rechtssicheres Pendant zur Briefpost: DE-Mails erstellen Signaturen, die den Versand, den Zugang und die Abholung bestätigen. Es ist im Prinzip eine E-Mail, verschlüsselt mit einem im Vorfeld hinterlegten Identitätsnachweis. Daher ist sie ohne Unterschrift rechtsverbindlich. Erhältlich ist die DE-Mail bei einigen großen Mail-Anbietern und kostet entweder gar nichts oder eine geringe einmalige Einrichtungsgebühr.

Der Service soll recht weit verbreitet sein. Voraussetzung ist, dass die adressierten Behörden und Unternehmen mitmachen. Im behördlichen Umfeld gibt es im Rahmen des schon seit August 2013 gültigen E-Government-Gesetzes die Entscheidung, dass DE-Mail als verbindliches Medium von den Ämtern für die verbindliche elektronische Kommunikation akzeptiert wird.

Grundsätzlich steht es Ihnen frei, eine Rechnung elektronisch oder per Post zu verschicken. Der Empfänger einer elektronischen Rechnung muss aber zugestimmt haben. Das Einvernehmen zwischen Ihnen und Ihren Kunden kann durch eine Regelung in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen oder eine Zustimmungserklärung im Vorfeld erfolgen. Im Zweifelsfall müssten Sie die Rechnung nochmals als Papierrechnung schicken.

Die elektronische Bearbeitung von Ein- und Ausgangsrechnungen kann zu deutlichen Einsparungen führen. Durch das Steuervereinfachungsgesetz (2011) hat der Gesetzgeber die elektronische Rechnung mit der klassischen Papierrechnung gleichgesetzt. Bis dahin galt die Pflicht zur Verwendung der elektronischen Signatur, wenn man die Rechnungen umsatzsteuerrechtlich nutzen wollte. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine elektronische Rechnung zu übermitteln, insbesondere

• im Anhang einer E-Mail in Form eines PDF,
• als Download auf der Website,
• per Übertragung durch ein Computer-Fax.

Übliche E-Mails sind nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt und daher in puncto Vertraulichkeit vergleichbar mit einer Postkarte. Dieser "Postkartencharakter" wird jedoch gerne verdrängt, weil es einfach und bequem ist, eine E-Mail zu versenden oder zu empfangen. Nach wie vor bestimmt Pragmatismus auch den geschäftlichen Austausch per E-Mail. Sichere Kommunikation, das heißt die Verwendung von Verschlüsselungstechniken und digitaler Signatur, gehört noch nicht überall zur Alltagsroutine.

Dies ist unter anderem darauf zurückzuführen, dass die Entwicklung plattformübergreifender Standards lange auf sich warten ließ. Die verwendeten Techniken sind nicht von vornherein interoperabel, sodass sie nur geschlossenen Benutzergruppen zur Verfügung stehen. Hinzu kommt, dass die technische Umsetzung des beweiskräftigen Zeitstempels für den Zeitpunkt des Vorliegens eines elektronischen Dokuments noch nicht befriedigend gelöst ist. Sofern diese von der Systemzeit handelsüblicher Computer abhängt, sind Manipulationen möglich.

Im gesundheitsbezogenen Umfeld erfordert die Übertragung sensibler patientenbezogener Daten – vor allem in Zeiten der EU-Datenschutzgrundverordnung - einen besonderen Vertrauensschutz: Eine absehbare Verletzung der Schweigepflicht darf nicht "einkalkuliert" werden.

So weist etwa die Bundesärztekammer in ihren "Empfehlungen zur ärztlichen Schweigepflicht, Datenschutz und Datenverarbeitung in der Arztpraxis" darauf hin:

"Übermittelt der Arzt patientenbezogene Daten über ein öffentliches Datennetz (Internet), so ist sicherzustellen, dass der Zugriff Unbefugter auf die Dokumente ausgeschlossen ist. Die zu übermittelnden Daten sollten daher durch ein hinreichend sicheres Verfahren verschlüsselt werden (…)."

Auch Apotheken stehen vor der Herausforderung zunehmender Digitalisierung im Gesundheitswesen. Patienten fordern flexible, einfache und digitale Zugänge zur Apotheke. Ein Zugriff Unbefugter kann bei der digitalen Kommunikation per E-Mail nur durch eine separate Verschlüsselung der Daten ausgeschlossen werden. Dabei reicht eine Verschlüsselung lediglich zwischen den E-Mail-Anbietern nicht aus. Es müssen entweder spezielle Übertragungslösungen genutzt oder die Inhalte selbst müssen separat verschlüsselt werden.

Um eine noch höhere Sicherheit zu gewährleisten, wird bestenfalls mit elektronischen Signaturen gearbeitet. Nur so kann sichergestellt werden, dass der Absender von Nachrichten wirklich derjenige ist, der er behauptet zu sein, und dass die Nachrichten während der Übertragung nicht verändert wurden. Das ist insbesondere relevant bei vertraulichen Dokumenten, z.B. Medikationsplänen oder Rechnungen, die auf Krankheitsbilder schließen lassen.

Dr. Bettina Mecking, Justiziarin der Apothekerkammer Nordrhein, Fachanwältin für Medizinrecht, 40213 Düsseldorf, E-Mail: b.mecking@aknr.de