Leistungs-Kennzahlen

Um zu erkennen, wie ein Betrieb dasteht und sich über die Jahre hinweg fort- oder gar rückentwickelt, eignen sich Kennziffern, die mit Bordmitteln leicht ermittelbar sind.

Die verrichtete Arbeit korreliert am besten mit der Kunden- sowie der Packungsanzahl, welche in der Apotheke im Betrachtungszeitraum (z.B. im Geschäftsjahr) abgearbeitet wurde. Wer nennenswert Heime beliefert, sollte diesen Bereich entweder getrennt betrachten oder aber die Aufträge (Bestellungen) je einzelnem Bewohner als Analogon zu den Bonkunden, die in der Offizin aufschlagen, erfassen. Insoweit einfacher zu ermitteln ist die Summe der abgesetzten Packungen. Hier stellt sich die Frage, ob man wirklich alle Artikel einbezieht (=am ehrlichsten, da auch das Packungshandling in die Arbeitsbilanz eingeht) oder nur die Arzneimittel (das ist für die Betrachtung von Kennziffern im reinen Handverkauf oft zielführender).

Zur Berechnung einer Leistungskennziffer fehlt jetzt noch der Zeitbezug. Dafür eignet sich die Zahl der Arbeitsstunden pro Jahr am besten. Hier haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Sie nehmen die Summe der "Vertragsstunden" (also die bezahlten Stunden einschließlich Urlaub und sonstigen Abwesenheiten) des jeweiligen Zeitraumes als Bezugsbasis. Eine 40-Wochenstunden-Vollzeitstelle kann dabei recht exakt mit 2.080 Stunden jährlich angenommen werden. Vorteil: Sie müssen sich nicht um die konkrete Arbeitszeiterfassung kümmern.
• Sie ziehen die effektiv geleisteten Stunden heran, entweder pauschaliert (Richtwert: 1.700 bis 1.750 Jahresstunden in Vollzeit) oder aber basierend auf einer realen Arbeitszeiterfassung, die Ihnen nebenbei bemerkt demnächst sowieso blühen dürfte (vgl. das Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14.05.2019).

Alle Methoden, die Zeit zu erfassen und die Mitarbeiterstunden entsprechend auszuweisen, haben ihre Vor- und Nachteile. Am exaktesten (und aufwendigsten) ist es natürlich, Realwerte zugrunde zu legen. Wichtig: Legen Sie sich auf eine Methode fest und behalten Sie sie zwecks Vergleichbarkeit über die Jahre hinweg bei. Schon allein die Nachverfolgung der Mitarbeiterstunden sowie der Kunden- und Packungszahlen im Zeitverlauf ist eine wichtige Betriebsinformation an sich.

Als Leistungskennziffern lassen sich nun ableiten (Tabelle 1):

• die bedienten bzw. belieferten Kunden je Vertrags- bzw. effektiver Mitarbeiterstunde,
• die abgesetzten Packungen je entsprechender Stunde,
• ergänzend auch die Rezepte aller Kostenträger je Stunde.

So können Sie zur Orientierung schnell erfassen, wie sich die Leistung in Ihrem Betrieb – eben ausgedrückt im Durchsatz an Kunden, Packungen und Rezepten je Arbeitsstunde – entwickelt. Schauen Sie zudem auf den Rohertrag, der je Stunde erwirtschaftet wurde! Vielleicht konnte ja der Ertrag je Kunde bzw. je Packung optimiert werden?

Weiterhin können Sie diese Werte vorteilhaft für die Ausschüttung von Teamprämien nutzen, die allen Mitarbeitern zugutekommen. Stimmt die Gesamtleistung, erfolgen entsprechende Auszahlungen. Solche nachvollziehbaren Zahlen haben unbestreitbare Vorzüge für eine halbwegs "gerechte" Festsetzung.

Dr. Reinhard Herzog, Apotheker, 72076 Tübingen, E-Mail: Heilpharm.andmore@t-online.de