Was bei Fortbildungen zu beachten ist

Manches, womit Ihr Team und Sie im Apothekenalltag immer wieder konfrontiert werden, verändert sich ständig. So etwa werden neue wissenschaftliche Erkenntnisse zu Arzneimitteln gewonnen und innovative Produkte zugelassen. Und auch die Abrechnung mit den Krankenkassen ist stetigen Änderungen unterworfen. In diesen Bereichen dürfen Sie eigentlich kaum eine Fortbildung auslassen. Ansonsten geraten Sie sehr leicht ins Hintertreffen.

Darüber hinaus werden Fortbildungen auch in anderen Bereichen angeboten wie

• Spezialthemen, z.B. Inkontinenz, Ernährungsthemen, alternative Medizin, Blutwerte-Bestimmung, Reise-Impf-Beratung oder Kosmetika,
• Neuerungen in Rezeptur und Labor,
• Gesprächsführung, um eine möglichst kompetente Beratung am HV-Tisch oder am Telefon zu ermöglichen,
• Marketing-Themen, um den werblichen Auftritt (Homepage, Flyer, Schaufenster, Events etc.) zu verbessern, oder
• Themen rund um die Apotheken-EDV.

Natürlich sind auch diese Themen alle sehr wichtig. Hier können sich Ihre Mitarbeiter jedoch in etwas größeren Abständen "updaten".

Das Angebot an Fortbildungsveranstaltungen – viele davon mit Zertifikaten und Fortbildungspunkten – für das pharmazeutische Personal ist vielfältig. Fündig werden Sie beispielsweise bei

• den Landesapothekerkammern und -verbänden,
• den pharmazeutischen Herstellern und Großhandlungen,
• den Universitätskliniken und großen Krankenhäusern sowie
• den Fachgesellschaften wie der Deutschen Pharmazeutischen Gesellschaft (DPhG), der Deutschen Krankenhausgesellschaft (DKG) oder der Deutschen Gesellschaft für Klassische Homöopathie (DGKH).

Nicht zu vergessen sind schließlich diverse Kongresse wie die Interpharm oder die Expopharm.

Um sich ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis zu sichern, sollten Sie möglichst schon am Ende eines jeden Jahres einen Blick in die Veranstaltungskalender der verschiedenen vertrauenswürdigen Institutionen werfen und die Angebote vergleichen. Viele davon fallen natürlich unter die Rubrik "nice to have", andere hingegen sind essenziell. Prüfen Sie deshalb, wie relevant die einzelnen Angebote für Ihre Apotheke und Ihre Mitarbeiter sind.

Für Apotheken auf dem Land kommen Seminare in der nächsten Stadt oft wegen der langen Anfahrtswege nicht infrage. Und für größere Apotheken kann es umständlich sein, das ganze Team (oder mehrere Mitarbeiter) an einem anderen Ort zu schulen. Dann besteht z.B. die Möglichkeit, an Webinaren teilzunehmen. Webinare werden in immer größerer Zahl in der Regel am Abend angeboten. Interessierte können sie etwa zu Hause oder auch – bei geringer Kundenfrequenz – im Notdienst am PC anschauen und dabei teils Zertifikatspunkte erwerben.

Eine weitere Möglichkeit sind Inhouse-Schulungen in der Apotheke, für die Sie entweder selbst nach Referenten suchen oder z.B. auf die Angebote der pharmazeutischen Hersteller zurückgreifen können. Als sinnvoll erweisen sich solche Veranstaltungen vor allem dann, wenn ihre Inhalte zumindest für die Mehrzahl der Mitarbeiter relevant sind. Ob sie nachhaltig sind, hängt u.a. davon ab, wann sie stattfinden: Mitarbeiter (und Referenten) ziehen Schulungen während der Öffnungszeiten oder – so die Apotheke dann geschlossen ist – während der Mittagspause vor. Nicht zielführend sind Inhouse-Schulungen, wenn die Mitarbeiter gleichzeitig im Handverkauf (HV) tätig sein sollen. Das stört sowohl den Arbeits- als auch den Schulungsablauf. Wenn die Schulungen dennoch während der regulären Arbeitszeit stattfinden sollen, gilt es, gezielt einen frequenzarmen Zeitpunkt auszuwählen und die Mitarbeiter in zwei oder drei Kleingruppen einzuteilen, die dann jeweils nicht in den HV müssen.

Eventuell akzeptieren die Mitarbeiter auch eine Schulung im Anschluss an den Arbeitstag. Dann sollten Sie ihnen aber zwischen Arbeit und Schulung eine kleine Verschnaufpause gewähren. Der Erfolg ist trotzdem mitunter zweifelhaft. Denn zum einen sind alle müde, und zum anderen müssen z.B. Teilzeit-Mitarbeiter abends noch einmal extra in die Apotheke kommen.

Nicht vergessen: Bei allen Inhouse-Schulungen sollten Sie für einen angemessenen Imbiss mitsamt Getränken sorgen.

Es sollte für jeden Arbeitgeber selbstverständlich sein, Fortbildungen am Abend oder am Wochenende zu vergüten – und auch die Fahrt- bzw. Übernachtungskosten zu übernehmen, die bei externen Veranstaltungen anfallen. Denn wohl kaum ein Mitarbeiter dürfte Lust haben, sich auch noch in seiner Freizeit fortzubilden, wenn er dafür in die eigene Tasche greifen muss – gerade auch, weil schon die "normalen" Arbeitszeiten in Apotheken mit einer Sechs-Tage-Woche und Notdiensten nicht attraktiv sind. Insofern wäre Frustration – statt Motivation – das Ergebnis. Hinzu kommt dann, dass ein frustrierter Mitarbeiter sein Wissen nicht von sich aus an seine Kollegen weitergeben würde. In solch einer Situation leidet letztlich das Betriebsklima, und das gesamte Team stellt sich gegen den Chef. Es wäre also zu kurzsichtig, hier am falschen Ende sparen zu wollen.

Natürlich ist es nur allzu verständlich, wenn Chefs gerade bei teuren Seminaren skeptisch sind und sich fragen, ob sie selbst wirklich einen Nutzen davon haben. Denn schließlich erhalten die Mitarbeiter ja eine Zusatzqualifikation, die sie bei einem eventuellen Arbeitgeberwechsel "mitnehmen" und für die sie womöglich ein besseres Gehalt bekommen könnten. Dieses Problem lässt sich allerdings ganz simpel durch einen Zusatzpassus im Arbeitsvertrag regeln: Legen Sie fest, dass der Mitarbeiter die Kosten für Fortbildungen im Wert von mehr als "X €" bei einem Jobwechsel innerhalb eines festgelegten Zeitraums anteilig zurückzuzahlen hat. Bleibt der Mitarbeiter hingegen über diesen Zeitraum hinaus bei Ihnen, ist der Betrag abgegolten. Weiterhin können Sie im Arbeitsvertrag natürlich auch vereinbaren, dass Sie beispielsweise teure Seminare erst nach der Probezeit finanziell fördern.

Übrigens: Für die Personalsuche kann es hilfreich sein, ein Image als mitarbeiterfreundliche Apotheke zu haben. Und solch ein Image bauen Sie sich auch auf, wenn Sie die Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter fördern.

Bei Ihren (potenziellen) Kunden spricht es sich schnell herum, wenn Sie gut geschultes Personal haben – auch hiermit können Sie sich positiv von der Konkurrenz abheben. Zu diesem Zweck sollten Sie die Spezialisierungen Ihrer Mitarbeiter proaktiv an Ihre Kunden kommunizieren. Hierzu bietet es sich an, auf dem Namensschild nicht nur den Namen und die Berufsbezeichnung, sondern auch das entsprechende Schwerpunktthema zu platzieren. Außerdem kann es eine nette Idee sein, die Mitarbeiter mit Foto und Tätigkeitsbereich in einer Apothekenbroschüre und/oder auf der Homepage lobend für die Kunden darzustellen. Natürlich müssen die Mitarbeiter damit einverstanden sein.

Wenn Mitarbeiter bei externen Fortbildungen waren, sollten sie in der nächsten Teamsitzung für alle ein kurzes Referat über das Gelernte halten. Bei komplizierten Inhalten kann es sich sogar anbieten, ein kleines Handout zu verteilen. Dadurch lässt sich die größtmögliche Effizienz erreichen. Denn zum einen setzen sich die Mitarbeiter, die auf der Veranstaltung waren, noch einmal intensiv mit der Materie auseinander, und zum anderen partizipieren auch die anderen Kollegen von den Fortbildungsinhalten.

Last, but not least: Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Mitarbeiter gerecht verteilt fördern und niemanden bevorzugt behandeln. So könnten Sie z.B. jedem die Chance geben, mindestens einmal im Jahr zu einer Fortbildung zu gehen.

Karin Wahl, Fachapothekerin für Offizinpharmazie, Unternehmensberatung e.K., 70195 Stuttgart, E-Mail: karinruthwahl@t-online.de