Tipps für eine strukturierte Einarbeitung

Dem aufwendigen Bewerbungsprozess folgt die nicht minder aufwendige Einarbeitung (Onboarding) des neuen Mitarbeiters. Dieser muss in das bestehende Team integriert werden und sollte nicht bereits in der Probezeit kündigen.

Sowohl Ihr neuer Mitarbeiter als auch Sie selbst stellen mit dem Vertragsabschluss implizite Erwartungen aneinander. Sie haben die Hoffnung, dass die Zusammenarbeit langfristig erfolgreich und erfüllend sein wird. Doch aus diesem Funken Hoffnung muss ein beständiges Feuer entstehen, das beide Seiten dauerhaft dazu bringt, für die berufliche Zusammenarbeit zu brennen. Ziel der strukturierten Einarbeitung ist es somit, dieses Feuer zum einen zu entfachen, es aber zum anderen auch professionell unter Kontrolle zu halten, sodass weder der Neue noch Sie ausbrennen.

Neue Mitarbeiter zu integrieren ist eine Führungsaufgabe. Das bedeutet jedoch nicht, dass ausschließlich Sie persönlich dem neuen Mitarbeiter zeigen müssen, nach welchen Regeln in Ihrer Apotheke gearbeitet wird. Ihre Aufgabe ist es vielmehr, den Überblick über die Integration zu behalten, sie entsprechend zu koordinieren und die Bindung an das Team und Ihren Betrieb zu fördern.

Am effektivsten geschieht das durch das sogenannte Employer Branding: Kommunizieren Sie vertrauenswürdig die attraktiven Seiten des Betriebs und leben Sie sie vor (vgl. AWA 1/2018). Mitarbeiter fühlen sich dadurch affektiv an den Betrieb gebunden, sind zufrieden, engagiert und bereit, hohe Leistungen zu erbringen. Zeigen Sie Ihren neuen Mitarbeitern, dass Ihre Versprechungen von einem angenehmen Arbeitsplatz auch der Realität entsprechen. Insbesondere gut qualifizierte und leistungsbewusste Angestellte kündigen nämlich häufig bereits während der Probezeit, wenn sie merken, dass in der Apotheke ein rauer Wind in Richtung Mitarbeiter weht.

Für die Einarbeitung sollten Sie zwischen drei (Vollzeit) und sechs (Teilzeit) Wochen einplanen. Überlassen Sie das Onboarding nicht dem Zufall, sondern gehen Sie nach einem Plan vor. Denn eine unstrukturierte Einarbeitung bei laufendem Betrieb erfordert wesentlich mehr Zeit und Ressourcen, ist weniger effektiv und mit deutlich mehr Stress für alle Beteiligten verbunden als ein geplantes Anlernen. Mit einem entsprechenden Einarbeitungsplan können Sie Ihren neuen Mitarbeitern den Überblick über alle relevanten Bereiche in Ihrer Apotheke verschaffen. Zudem können Sie mit einem Plan den Stand der Einarbeitung selbst verfolgen. Schließlich haben Sie die Möglichkeit, Ihr übriges Team in die Einarbeitung zu involvieren. Denn ansonsten kümmert sich schlimmstenfalls keiner so recht um den Neuen.

Dieser Plan gliedert sich in drei Abschnitte:

• Die Startphase zielt auf die Abläufe im Handverkauf und Labor ab.
• Die Detailphase umfasst alle relevanten Bereiche im Back-Office: Denn auch wenn in Ihrem Betrieb PKAs beschäftigt sind, sollten sowohl PTAs als auch Approbierte die grundlegenden Abläufe der Warenwirtschaft beherrschen.
• Die Abschlussphase folgt, wenn der neue Mitarbeiter mit allen Bereichen vertraut ist. Erst dann sollten Sie ihn die Apotheke selbstständig öffnen und schließen lassen.

Die im Plan erwähnten Abläufe sollten für alle in der Apotheke schriftlich als Standardvorgehen definiert sein. Gegebenenfalls müssen Sie dazu Ihr Qualitätsmanagement-Buch aktualisieren. Optimalerweise terminieren Sie konkret, (bis) wann der jeweilige Bereich "abgearbeitet" werden muss. Zudem sollte der neue Mitarbeiter zeitnah die Möglichkeit bekommen, die entsprechenden Aufgaben selbstständig durchzuführen. Denn: Ob das Erklärte wirklich funktioniert hat und die Informationen vollständig waren, zeigt sich in der Praxis erst, wenn der neue Mitarbeiter es selbst einmal versucht hat.

Für die Einarbeitung müssen notfalls zeitliche Kapazitäten im Team freigeräumt werden. In diesem Fall ist es durchaus plausibel, Überstunden anzuordnen und die Arbeitspläne der Mitarbeiter, die an der Einarbeitung beteiligt sind, entsprechend anzupassen.

Aus Zeitmangel oder aufgrund von Personalknappheit wird der Neue häufig direkt in alle Abläufe einbezogen, ohne zuvor hinreichend instruiert und eingearbeitet worden zu sein. Dadurch fragt er andauernd nach, stört nicht selten die Abläufe oder verursacht durch sein Unwissen Fehler, die das Team nachher ausbaden muss. Dieser Zustand ist sowohl für ihn als auch für das gesamte Team sehr frustrierend. Verzichten Sie also auf eine fundierte Einarbeitung, sparen Sie nur am falschen Ende. Denn die Kosten, die durch Konflikte, Fehler oder Fluktuation verursacht werden, liegen definitiv höher (vgl. AWA 10/2018).

Gerade junge, unerfahrene Mitarbeiter oder auch Wiederkehrer benötigen eine besonders intensive Einarbeitung, die mit zusätzlichen Personalentwicklungsmaßnahmen verknüpft werden muss. Dabei handelt es sich um Fortbildungen wie z.B. Produkt- oder IT-Schulungen, die nicht betriebsspezifisch sind. Die initialen Fortbildungsmaßnahmen sollten Sie vorrangig im Hinblick auf die fehlenden Kompetenzen und den strategischen Personaleinsatz planen. Dennoch ist es wichtig, dabei auch die Interessen und Stärken der Mitarbeiter zu berücksichtigen. Und natürlich sollten Sie den Bedarf an Fort- und Weiterbildungen nicht nur zu Beschäftigungsbeginn, sondern möglichst kontinuierlich ermitteln (vgl. auch AWA 12/2019).

Eine wichtige Säule des Onboardings sind die Kollegen. Ein kritischer Punkt dabei: Neue Mitarbeiter sind zwar zum einen eine zusätzliche Ressource für das Team. Sie nehmen Arbeit ab und können zudem durch ihre Erfahrungen und ihr Wissen dazu anregen, über Routinen und Prozesse im Betrieb nachzudenken. Zum anderen sind sie aber eben dadurch auch eine potenzielle Bedrohung von Altbewährtem, von Regeln und Erfahrungen. Dies bedingt leicht eine ablehnende Haltung, die mit der Aussage "Das haben wir schon immer so gemacht" beginnt und bis zum Mobbing führen kann.

Um Integration und Innovation nicht gleich im Keim zu ersticken, sollten neue Mitarbeiter daher in das Team integriert werden: Dafür müssen sich alle Beteiligten gleichermaßen anstrengen und sich gegenseitig entsprechend respektieren.

Insbesondere zu Beginn der Beschäftigung kann einiges anders laufen als ursprünglich gedacht. Nicht selten zweifeln beide Seiten daran, ob die Zusammenarbeit zukunftsträchtig ist. Und möglicherweise erweist sich sogar der anfängliche Enthusiasmus als ein zielloses Streufeuer: Am Ende steht dann die Entscheidung, das Arbeitsverhältnis zu beenden. Doch Kündigungen führen nicht nur bei Arbeitgeber wie auch Arbeitnehmer zu Enttäuschung und Frustration. Vielmehr wirken sie sich auch sehr negativ auf das Image des Betriebs aus. Lassen Sie deshalb nicht zu, dass das "Licht in Ihrer Apotheke ausgeht"! Eine gelungene Integration ist der beste Brennstoff: Sie hat das Potenzial, (neue) Mitarbeiter dauerhaft Feuer und Flamme für ihren Job werden zu lassen.

Wenn Sie neue Mitarbeiter einarbeiten, kann Ihnen unser systematischer Einarbeitungsplan für alle relevanten Bereiche in der Apotheke eine hilfreiche Grundlage bieten.

[1] Brenner, D.: Onboarding. Als Führungskraft neue Mitarbeiter erfolgreich einarbeiten und integrieren. Springer Gabler: Wiesbaden 2014

[2] Moser, K., et al.: Onboarding – Neue Mitarbeiter integrieren. Hogrefe: Göttingen 2018

Tatiana Dikta, B.Sc. Psychologie (Schwerpunkt: Arbeits- & Organisationspsychologie), PTA, 48161 Münster, E-Mail: tatiana.dikta@gmail.com