Was eine Buchhaltungs-Schnittstelle bringt

Warenwirtschaftssysteme sollen den Warenverkehr in Betrieben EDV-gesteuert und so wirtschaftlich wie möglich abbilden. Die überwiegende Mehrheit der Apotheken in Deutschland setzt Point-of-Sale (POS)-Systeme ein, die stets den kompletten aktuellen Warenbestand im Blick haben und unter Berücksichtigung historischer Bestell- bzw. Abverkaufsdaten sehr akkurate Bedarfsprognosen erstellen können.

Alles, was bestellt, eingelagert oder verkauft wird, interessiert natürlich auch den Steuerberater. Aber selbst wenn einige Kanzleien inzwischen schon rein digital mit ihren Mandanten kommunizieren (vgl. dazu z.B. AWA 5/2020), gibt es noch sehr viele Apotheken, die ihre Belege in Papierform sammeln – und damit vermeidbaren Aufwand generieren.

Die Mitarbeiter in der Warenwirtschaft bearbeiten sämtliche Vorgänge, aus denen die relevanten Belege resultieren. Da sind zunächst die Einzelrechnungen vom Großhandel. Sie werden mengenmäßig mit der erhaltenen Lieferung abgeglichen – und zumindest bei der Endsumme findet ebenfalls eine Kontrolle statt. Abweichungen lassen sich unmittelbar korrigieren, indem man diejenigen Artikel identifiziert, die im System mit einem von der Rechnung abweichenden Einzelpreis hinterlegt sind.

Das Gleiche gilt für Lieferungen vom Hersteller – unabhängig davon, ob diese als "Überweiser" zwar beim Hersteller bestellt, jedoch vom Großhandel ausgeliefert, oder tatsächlich direkt vom Hersteller in die Apotheke versendet worden sind. Auch hierbei nimmt die Warenwirtschaft einen mengen- und summenmäßigen Abgleich vor. Ziel ist es stets, dass die Kosten für die Apotheke auf dem Papier und im System übereinstimmen.

Die Warenwirtschaft spielt natürlich auch eine wesentliche Rolle bei den Abverkäufen. Schließlich sind in ihr sämtliche Artikel samt Verkaufspreisen sowie auch viele Kunden mit ihren eventuellen Sonderkonditionen hinterlegt.

Zum einen – und das ist der Normalfall – bezahlen die Kunden direkt im Handverkauf (HV), entweder mit Bargeld oder in letzter Zeit auch zunehmend bargeldlos (vgl. dazu AWA 9/2020). Am Ende eines jeden Arbeitstages wird das dann an jeder Kasse über einen Tagesabschluss erfasst. Anschließend sind die einzelnen Kassenabschlüsse auf einem Tagesendsummen- bzw. Z-Bon u.a. mit folgenden Informationen zusammenzufassen:

• Namen von Apotheke und Inhaber,
• Datum und Uhrzeit des Ausdrucks,
• Z-Bon-Nummer (automatisch und fortlaufend vom System vergeben),
• Bruttoeinnahmen des Tages (nach Umsatzsteuersatz),
• Stornobuchungen,
• Preisnachlässe,
• Retouren,
• Entnahmen,
• EC-Cash-Zahlungen und
• bargeldlose Zahlungen (nach Zahlungsart).

Zum anderen gibt es noch den Sonderfall "Kredit- oder Rechnungskunden", die mehrmals im Monat beliefert werden, aber nicht direkt an der Kasse bezahlen. Sie bekommen in der Regel einmal im Monat eine Rechnung, die sie entweder bar oder per Überweisung begleichen können.

Für Apotheken bietet es sich an, diese Belege dementsprechend zu kategorisieren nach:

• a. Einzelrechnungen für jede Großhandelslieferung, die am Monatsende in einer Sammelrechnung zusammengefasst werden,
• b. Rechnungen für Direktlieferungen von den Herstellern,
• Eingangsrechnungen:
  

• Ausgangsrechnungen an Debitoren sowie
• Kassenabschlüsse bzw. Z-Bons.

Sämtliche Buchungen, die Warenbewegungen betreffen, sind somit bereits im Warenwirtschaftssystem hinterlegt. Allein schon, um stimmige Informationen über Abverkaufshäufigkeiten und Roherträge der Artikel aus der Warenwirtschaft zu bekommen, sollte auch jeder Apothekeninhaber ein hohes Interesse daran haben, dass diese Buchungen korrekt ins System eingetragen werden.

Die meisten Warenwirtschafts-Hersteller bieten schon seit langer Zeit die Möglichkeit an, Daten über eine Schnittstelle in die Finanzbuchhaltungsprogramme zu exportieren. Auch wenn es eine Vielzahl an Buchhaltungsprogrammen gibt, hat sich dafür – quasi als Gattungsbezeichnung – der Begriff "DATEV-Schnittstelle" eingebürgert. Beim Einrichten dieser Schnittstelle werden die richtigen Konten für alle Buchungen einmalig und passend zur Software des Steuerberaters hinterlegt. Danach kann das Warenwirtschaftssystem sämtliche Vorgänge zukünftig korrekt zuordnen.

Der Steuerberater erhält die benötigten Dateien anschließend direkt, statt die Belege in Papierform selbst noch einmal in seine Buchhaltungs-Software eingeben zu müssen. Er kann sich somit darauf konzentrieren, die Beträge und Summen zu kontrollieren – was übrigens als Ausprägung eines Vier-Augen-Prinzips auch sinnvoll ist. Denn falls in der Apotheke beim Buchen doch Fehler gemacht wurden, fallen sie spätestens hier auf und lassen sich korrigieren.

Dadurch, dass die Belege digital übertragen werden, reduziert sich der zeitliche Aufwand des Steuerberaters deutlich. Und das sollte sich auch finanziell bemerkbar machen – wie das nachfolgende Rechenbeispiel zeigt.

Gehen wir von einem Monat mit 25 Arbeitstagen (inklusive Samstagen) aus. Eine durchschnittliche Apotheke wird viermal am Tag von ihrem primären Großhändler angefahren, der Defektlieferant kommt zweimal. Samstags gibt es nur drei Lieferungen, zwei vom Hauptgroßhändler und eine vom Defektlieferanten. Dazu kommen noch rund sechs bis acht Direktlieferungen pro Woche. Allein das sind schon um die 170 Belege pro Monat. Zu addieren sind noch 25 Kassenabschlüsse und circa 225 Ausgangsrechnungen pro Monat. In der Summe sind das nahezu 420 Belege.

Exkurs: Die 225 Ausgangsrechnungen ergeben sich folgendermaßen: Bei täglich 3,3 Mio. Kundenkontakten über alle knapp 19.000 Apotheken in Deutschland (laut ABDA) ergeben sich im Schnitt rund 175 Kunden pro Apotheke. Angenommen, davon kaufen 5% einmal monatlich auf Rechnung, sind das knapp neun Kunden bzw. Belege pro Tag – und somit 225 im Monat.

Weiter gehen wir davon aus, dass für die Erfassung der 420 Belege ungefähr fünf bis sechs Stunden benötigt werden. Außerdem legen wir einen Stundensatz von 100 € zugrunde, den der Steuerberater der Apotheke berechnet (denn die Bandbreite je angefangene halbe Stunde reicht nach §13 Steuerberater-Vergütungsverordnung von 30 € bis 70 €). Dann kommen wir auf Kosten von 500 € bis 600 € pro Monat – und zwar für eine "Wiederholung" dessen, was größtenteils schon einmal in der Apotheke erfolgt ist.

"Übergibt" man dem Steuerberater hingegen über die Schnittstelle eine Datei mit sämtlichen Buchungen des Monats, und muss er diese lediglich noch kontrollieren, dürfte das nicht länger als ein bis zwei Stunden dauern. Damit würde eine Gebühr von lediglich 100 € bis 200 € anfallen – und die monatliche Ersparnis betrüge 300 € bis 400 €.

Exkurs: Das einzige, was in der Apotheke üblicherweise nicht erfasst wird, ist die Sammelrechnung des Großhandels. Vor allem wegen Retouren aus dem Vormonat, die erst im laufenden Monat gutschrieben werden, stimmt diese selten mit der Summe der bereits gebuchten Einzelrechnungen überein. Über die DATEV-Schnittstellen kann die Sammelrechnung aber separat nachgetragen und somit der Datensatz vervollständigt werden.

Natürlich lässt sich eine entsprechende Ersparnis auch dann realisieren, wenn die Apotheke eine eigene Buchhaltung hat. Denn die wertvolle Zeit der dortigen Mitarbeiter kann ebenfalls sinnvoller eingesetzt werden als durch das nochmalige Erfassen von Belegen, die das Backoffice oder den HV bereits durchlaufen haben.

Florian Giermann, Client Liaison Manager, Noventi Health SE, 81673 München, E-Mail: florian.giermann@noventi.de